Zasady współpracy księgowej

Na tej stronie znajdziesz szczegóły jak najefektywniej i najtaniej współpracować z nami.

Przesyłanie dokumentów księgowych (koszty i przychody)

Do 10-tego każdego miesiąca powinieneś przesłać wszystkie dokumenty księgowe wystawione lub otrzymane w poprzednim miesiącu. Dokumenty powinieneś przesyłać w postaci skanów w formie pliku PDF lub jpg na specjalny adres podany w umowie. Jeśli dostarczasz dokumenty w formie papierowej do biura pobieramy dodatkową opłatę 10 kr od każdego zeskanowanego dokumentu.

Możesz wysyłać elektroniczne dokumenty księgowe klikając po prostu „przekaż dalej” w swoim programie mailowym zaraz po otrzymaniu dokumentu od kontrahenta. Znakomita większość Twoich kontrahentów powinna być w stanie wystawić Ci faktury w formie PDF. Pamiętaj, żeby nie wysyłać nam dokumentów elektronicznych od kontrahentów, którzy wysyłają je w formie EHF oraz faktur wychodzących wystawionych w e-faktury.no. Mamy je u siebie i zaksięgujemy.

Pamiętaj również zasadę: jeden plik odpowiada jeden dokumentowi. Jeśli Twój dokument jest na wielu stronach – zeskanuj je do jednego pliku PDF. Jeśli Twój skaner nie umożliwia takiej opcji – wykorzystaj dowolne narzędzie łączące pliki PDF. Możesz je znaleźć, wpisując w google: „PDF merge”.

Powinieneś przesłać do nas: faktury i kreditnoty (poza tymi, które otrzymujesz w EHF), wszelkie paragony stanowiące dla Ciebie koszt, wyciągi z Twojej kasy fiskalnej (Z2) i korespondencję z urzędu.

Wyciągi z banku

Do 5-tego każdego miesiąca prześlij do nas wyciągi z Twojego banku. Powinieneś przesłać je na indywidualny adres e-mail w formie PDF i jednym z: txt, xls, csv. Koniecznie zatytułuj e-mail Kontoutskrift – ułatwi nam to identyfikację takiego maila. Wysłanie wyciągu z banku w obu formatach jest wymagane. Jeśli nie potrafisz znaleźć wyciągu w formacie txt, xls, csv – poproś o pomoc swój bank.

Szczególne dokumenty księgowe

Niektóre dokumenty księgowe wymagają dodatkowych załączników, żeby prawidłowo je zaklasyfikować. Jeśli masz jeden z poniższych dokumentów koniecznie w jednym plików zawrzyj dowód księgowy i wymagane załączniki.

Faktura zza granicy Norwegii

Jeśli posiadasz fakturę spoza Norwegii na usługi nie wymagające clenia możesz ją przesłać w takiej formie jak ją dostałeś. Takie faktury to m.in. faktury za usługi różnego typu np. informatyczne. W przypadku gdy kupujesz towar za granicą za każdym razem wpierw powinieneś go oclić. Clenia możesz dokonać w dowolnym urzędzie celnym w Norwegii. Clenie odbywa się na podstawie faktury zza granicy i może być wykonane nawet elektronicznie.

Po ocleniu towaru prześlij nam jako jeden plik PDF fakturę zza granicy i dokumenty celne. Oddzielnie otrzymasz również fakturę z urzędu celnego – ona stanowi Twój koszt i powinieneś przesłać ją jako oddzielny plik.

Zakup samochodu lub dopisanie samochodu prywatnego

W przypadku zakupu samochodu firmowego wpiszemy go jako Twój środek trwały i wszelkie dane zdobędziemy na podstawie numeru rejestracyjnego. Numer rejestracyjny powinien być zawarty w umowie kupna sprzedaży, jeśli nie jest – prześlij go nam oddzielnie.

Jeśli dodajesz samochód prywatny, który chcesz wykorzystywać w celach firmowych lub Twój pracownik chce wykorzystywać swój samochód w celach firmowych postępuj zgodnie z instrukcją. Prześlij nam oddzielnie mail bez załączników o tytule: Ny bil i treści, w której zawrzesz co najmniej numer rejestracyjny i informację, że jest to Twój (lub pracownika) samochód prywatny. Po przesłaniu maila powinieneś prowadzić księgę pojazdu w formacie XLSX i przesyłać nam ją każdego miesiąca. Wzorzec księgi pojazdu znajdziesz tutaj, natomiast przykładowe wypełnienie ksiegi pojazdu znajdziesz tutaj.

Umowy z pracownikami

Jeśli zawrzesz umowę z pracownikiem powinieneś ją nam przesłać do 5 dni od jej zawarcia. Należy również przesłać kwestionariusz osobowy dostępny w wersji DOCX lub PDF. Jest on niezbędny do zarejestrowania pracownika i pobrania jego karty podatkowej. Umowę oraz kwestionariusz możesz wysłać jak normalny dokument koniecznie w formacie PDF lub JPG.

Wypłaty pracowników

Do 5-tego każdego miesiąca powinieneś zgłaszać wypłaty dla pracowników za miesiąc poprzedni. W mailu powinieneś wypisać wszystkich pracowników, którzy mają dostać wypłatę z wyszczególnieniem kwoty brutto i liczby przepracowanych godzin. Możesz do pensji dopisać zawsze: nadgodziny, premie, użytkowanie auta prywatnego w celach firmowych i kilka innych pozycji do wypłaty. Poinformuj nas o tym. Maila zatytułuj koniecznie: Ny Lønn

Inne

Jeśli będziemy potrzebować inne dokumenty niezbędne do skutecznego świadczenia naszych usług - poinformujemy Cię o tym. Jeśli otrzymujesz od nas maila zawsze kliknij "Odpowiedz", a nie rozpoczynaj nowego wątku. Znacząco ułatwi nam to pracę i umożliwi zaznajomienie się ze sprawą również osobie, która się nią wcześniej nie zajmowała.

Chcesz o coś zapytać?

Zapraszamy do kontaktu

Lub uzupełnij formularz kontaktowy: