Zasady współpracy

business-3335725_1920

Przede wszystkim nasze wartości

Wierzymy w trwałą współpracę opartą na zasadach i trzymaniu wartości. Staramy się być elastyczni w naszych działaniach i dostosowywać się do Twoich potrzeb. Zasady współpracy omówione są w naszej umowię księgowej. Tutaj znajdziesz uzupełnienie zasad, które na bieżąco aktualizujemy.

Umowa

W ramach umowy, którą podpisujemy obowiązują nas zasady. W tym miejscu możesz przeczytać skrót zasad wraz z krótkimi wyjaśnieniami. Całą przykładową umowę możesz pobrać tutaj: Umowa o świadczenie usług księgowych

  • Upoważnienia do danych
    Podpisując umowę upoważniasz nas do działania w Twoim imieniu w celu np. Pobierania informacji z Altinn, wysyłki raportów, działania z rewizorem itp.
  • Terminy wysyłki dokumentów
    Powinieneś przesyłać dokumenty księgowe do 10-tego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz wypłaty dla swoich pracowników do 5-tego.
  • Cena usług
    Cena jest sprecyzowana zawsze na naszej stronie internetowej w sekcji cennik. O aktuzalizacji informujemy z odpowiednim wyprzedzeniem.
  • Rozwiązanie współpracy
    Dajemy sobie i Tobie 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Zależnie od sytuacji możemy skrócić ten okres jeśli tak będzie łatwiej dla nas obojga.
  • Zadania księgowe
    Co robimy dla Ciebie – zajmujemy się kompleksową księgowością – księgowaniem, rozliczeniem rocznym i kadrami. W Twojej kwestii leży fakturowanie i płatności.
  • Potwierdzenie tożsamości
    W każdym przypadku Twoja tożsamość musi być potwierdzona przez wysyłkę dokumentu oraz podpisy dwóch świadków. Jest to wymóg ustawowy.

Postanowienia umowne zostały wykonane w oparciu o standardową umowę proponowaną przez Regnskap Norge – zrzeszenie księgowych. Umowa jest długa, gdyż odpowiednie ustawy wymagają zawarcie wielu punktów dotyczących np. Ochrony danych osobowych. Staramy się spełniać wszystkie przepisy ustaw dotyczących księgowości.

Dokumenty

Do 10-tego każdego miesiąca powinieneś przesłać wszystkie dokumenty księgowe wystawione lub otrzymane w poprzednim miesiącu. Dokumenty powinieneś przesyłać w postaci skanów w formie pliku PDF lub jpg na specjalny adres podany w umowie. Nie przyjmujemy dokumentów papierowych.

  • Faktury otrzymane mailem
    Kliknij “przekaż dalej” w swoim programie do poczty elektronicznej i prześlij na swój indywidualny email fakturę. Pamiętaj, żeby nie wysyłać nam dokumentów elektronicznych od kontrahentów, którzy wysyłają je w formie EHF oraz faktur wychodzących wystawionych w e-faktury.no. Mamy je u siebie i zaksięgujemy.
  • Jeden plik = jeden dokument
    Pamiętaj również zasadę: jeden plik odpowiada jeden dokumentowi. Jeśli Twój dokument jest na wielu stronach – zeskanuj je do jednego pliku PDF. Jeśli Twój skaner nie umożliwia takiej opcji – wykorzystaj dowolne narzędzie łączące pliki PDF np.: PDF Merge www.pdfmerge.com
  • Co powinieneś do nas przesłać?
    Powinieneś przesłać do nas: faktury i kreditnoty (poza tymi, które otrzymujesz w EHF), wszelkie paragony stanowiące dla Ciebie koszt, wyciągi z Twojej kasy fiskalnej (Z2), wyciągi z banku, ważniejsze umowy i korespondencję z urzędu.
  • Wyciągi z banku
    Do 5-tego każdego miesiąca prześlij do nas wyciągi z Twojego banku. Powinieneś przesłać je na indywidualny adres e-mail w formie PDF i jednym z: txt, xls, csv. Koniecznie zatytułuj e-mail Kontoutskrift – ułatwi nam to identyfikację takiego maila. Wysłanie wyciągu z banku w obu formatach jest wymagane. Jeśli nie potrafisz znaleźć wyciągu w formacie txt, xls, csv – poproś o pomoc swój bank.
  • Faktury zza granicy Norwegii
    Jeśli posiadasz fakturę spoza Norwegii na usługi nie wymagające clenia możesz ją przesłać w takiej formie jak ją dostałeś. Takie faktury to m.in. faktury za usługi różnego typu np. informatyczne. W przypadku gdy kupujesz towar za granicą za każdym razem wpierw powinieneś go oclić. Clenia możesz dokonać w dowolnym urzędzie celnym w Norwegii np. u nas: etoll.no. Clenie odbywa się na podstawie faktury zza granicy i może być wykonane nawet elektronicznie.
    Po ocleniu towaru prześlij nam jako jeden plik PDF fakturę zza granicy i dokumenty celne. Oddzielnie otrzymasz również fakturę z urzędu celnego – ona stanowi Twój koszt i powinieneś przesłać ją jako oddzielny plik.
  • Zakup samochodu lub użycie samochodu prywatnego
    W przypadku zakupu samochodu firmowego wpiszemy go jako Twój środek trwały i wszelkie dane zdobędziemy na podstawie numeru rejestracyjnego. Numer rejestracyjny powinien być zawarty w umowie kupna sprzedaży, jeśli nie jest – prześlij go nam oddzielnie.
    Jeśli dodajesz samochód prywatny, który chcesz wykorzystywać w celach firmowych lub Twój pracownik chce wykorzystywać swój samochód w celach firmowych postępuj zgodnie z instrukcją. Prześlij nam oddzielnie mail bez załączników o tytule: Ny bil i treści, w której zawrzesz co najmniej numer rejestracyjny i informację, że jest to Twój (lub pracownika) samochód prywatny. Po przesłaniu maila powinieneś prowadzić księgę pojazdu i przesłać nam podsumowanie każdego miesiąca. Wzorzec księgi pojazdu znajdziesz tutaj, natomiast przykładowe wypełnienie ksiegi pojazdu znajdziesz tutaj.

Regularna wysyłka dokumentów jest niezwykle ważna w celu prowadzenia rzetelnej ksiegowości. Dlatego bardzo prosimy o wysyłanie dokumentów na bieżąco. Email dokumentowy jest czynny 24 godziny na dobę – wystarczy jedna fotografia i wysyłka maila.

Pracownicy

Chcąc zatrudnić pracownika musisz spełnić wszelkie ustawowe obowiązki, które w skrócie opisaliśmy poniżej. Współpracując z nami liczymi, że przestrzegasz wszystkich przepisów pracowniczych. Koniecznie przesyłaj do nas wszelkie ważne informacje związane z zatrudnieniem – zawarcie umowy, zmiany, wolne, wakacje, zwolnienia.

  • Przed zatrudnieniem
    Zadbaj o sprawdzenie przepisów regulujących zatrudnienie pracownika w Twojej branży. Może być wymagane wyrobienie karty HMS (np. budowlana i sprzątanie), odpowiednie wykształcenie (np. Dyrektor w firmie ubezpieczeniowej) oraz inne wytyczne. Załóż również koniecznie konto podatkowe w Twoim banku (bank będzie wiedział o co chodzi).
  • Wynagrodzenie
    Zadbaj o spełnienie ustawowego minimalnego wynagrodzenia, znajdziesz je tutaj: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/lonn/minstelonn/ wynagrodzenie musi się znaleźć na umowie. Pamiętaj również o dodatku za nadgodziny – minimum 40% i wynagrodzeniu wakacyjnym.
  • Umowa
    Umowę powinieneś zawrzeć z każdym pracownikiem pisemnie. Zalecamy korzystanie ze wzorców dostępnych tutaj: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/arbeidsavtale/maler-for-arbeidsavtaler Umowę musisz wysłać do nas.
  • Szkolenie HMS
    Każdy z Twoich pracowników powinien przejść chociaż minimalne szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy. Powinieneś również prowadzić ustawową dokumentację z tego zakresu. Zalecamy zapoznanie się z linkami dotyczącymi HMS: www.arbeidstilsynet.no/hms/ i przewodnikiem: www.arbeidstilsynet.no/hms/arbeidsmiljoguiden/
  • Godziny pracy i zadania
    Pamiętaj, że w większości branży masz obowiązek rejestrować godziny pracy oraz np. Projekty w których bierze udział czy usługi które wykonał Twój pracownik. Skorzystaj z odpowiedniego systemu albo dokumentuj godziny elektronicznie np. W Excelu. Zalecamy wysyłkę dokumentacji w PDF do nas w celach archiwizacyjnych.
  • Wypłaty
    Wypłaty powinieneś wypłacać wyłącznie na podstawie danych otrzymanych od nas. Do 5-tego dnia miesiąca powinieneś nam podać dla każdego pracownika: wynagrodzenie brutto, liczbę przepracowanych godzin, ewentualne dodatki w tym nadgodziny, używanie auta firmowego prywatnie, diety, pieniądze wakacyjne. My informujemy Cię ile pieniędzy netto należy przelać na konto pracownika i ile należy przelać na konto podatkowe.
  • Urlop i pieniądze wakacyjne
    Pamiętaj, że Twój pracownik ma prawo do urlopu zgodnie z ustaleniami umownymi (minimum 25 dni roboczych – sobota to również dzień roboczy). Należy mu również wypłacić pieniądze wakacyjne zgodnie z ustaleniami. Pracownik ma prawo otrzymać cały urlop i pieniądze wakacyjne do 30 września.
  • Zmiany i zwolnienia
    Koniecznie i niezwłocznie zgłaszaj wszelkie zmiany w kontrakcie w tym np.: zmianę stawki godzinowej, wymiaru pracy, stanowiska itp. Wszystkie zmiany muszą być rejestrowane. Przy zwolnieniu pamiętaj o zachowaniu okresu wypowiedzenia i wytycznych dotyczących zwolnień: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/oppsigelse/

Pamiętaj że podstawą Twojego dobrego prowadzenia firmy jest zgodna z prawem współpraca z pracownikami. Brak spełnienia reguł wyznaczonych przez kodeks pracy może być przyczyną konfliktów i sporów nawet sądowych.

Ważne reguły

Poniżej lista reguł, których nie udało się zawrzeć gdzie indziej, ale które są istotne w ogólnej współpracy z księgowym. Są one również obowiązujące.

  • Odpisuj na maile
    W ramach naszej współpracy pytamy o różne rzeczy związane z Twoimi dokumentami. Niestety nie wiemy często czy Twój wydatek czy przelew jest prywatny. Te których jesteśmy pewni księgujemy od razu – te których nie najpierw pytamy. Brak odpowiedzi może spowodować niekorzystne zaksięgowanie dokumentu jako wydatek prywatny.
  • Konsultuj większe wydatki
    Ważne jest żebyś wiedział czy dany wydatek można zakwalifikować jako koszt. Twój wydatek może się okazać wydatkiem prywatnym według przepisów i nie będziemy mogli go zakwalifikować jako koszt. Przykładowo tak zostanie potraktowany duży prezent dla pracownika.
  • Regularnie wysyłaj dokumenty
    Wysyłka z opóźnieniem może się wiązać również z opóźnieniami w wysyłce raportów, co może narazić Ciebie na kary urzędowe.
  • Sprawdzaj dokumentacje od nas
    Często musimy dedukować że przelew zawierał również odsetki dla kontrahenta czy, że zapłaciłeś prywatny wydatek z konta firmowego. Dlatego przeglądnij dokumentację od nas i w razie niezgodności – poinformuj nas o tym.

Podsumowując – starajmy się współpracować. Jesteśmy elastyczni, ale trzymamy się zasad :).