Zasady współpracy

• Faktury otrzymane mailem
  Kliknij “przekaż dalej” w swoim programie do poczty elektronicznej i prześlij na swój indywidualny email fakturę. Pamiętaj, żeby nie wysyłać nam dokumentów elektronicznych od kontrahentów, którzy wysyłają je w formie EHF oraz faktur wychodzących wystawionych w e-faktury.no. Mamy je u siebie i zaksięgujemy.
• Jeden plik = jeden dokument
  Pamiętaj również zasadę: jeden plik odpowiada jeden dokumentowi. Jeśli Twój dokument jest na wielu stronach – zeskanuj je do jednego pliku PDF. Jeśli Twój skaner nie umożliwia takiej opcji – wykorzystaj dowolne narzędzie łączące pliki PDF np.: PDF Merge www.pdfmerge.com
• Co powinieneś do nas przesłać?
  Powinieneś przesłać do nas: faktury i kreditnoty (poza tymi, które otrzymujesz w EHF), wszelkie paragony stanowiące dla Ciebie koszt, wyciągi z Twojej kasy fiskalnej (Z2), wyciągi z banku, ważniejsze umowy i korespondencję z urzędu.
• Wyciągi z banku
  Do 5-tego każdego miesiąca prześlij do nas wyciągi z Twojego banku. Powinieneś przesłać je na indywidualny adres e-mail w formie PDF i jednym z: txt, xls, csv. Koniecznie zatytułuj e-mail Kontoutskrift – ułatwi nam to identyfikację takiego maila. Wysłanie wyciągu z banku w obu formatach jest wymagane. Jeśli nie potrafisz znaleźć wyciągu w formacie txt, xls, csv – poproś o pomoc swój bank.
• Podstawy do uttak/justering
  Jeśli prowadzisz firmę budowlaną lub przekazałeś rzeczy na cele prywatne – powinieneś dostarczyć nam dokumentację takiego zbycia (uttak). Również w przypadku zmiany przeznaczenia nieruchomości lub proporcji powinieneś dostarczyć dokumentację o aktualnym użyciu na cele opodatkowane i zwolnione (justering). Firmy budowlane prowadzące własne projekty z zamiarem późniejszej sprzedaży bez MVA – muszą dostarczać dokumentację uttak z zastosowaniem odpowiednich narzutów poprzez wewnętrzne fakturowanie lub odpowiednią dokumentację za każde dwa miesiące okresów raportowania MVA.

• Faktury zza granicy Norwegii
  Jeśli posiadasz fakturę spoza Norwegii na usługi nie wymagające clenia możesz ją przesłać w takiej formie jak ją dostałeś. Takie faktury to m.in. faktury za usługi różnego typu np. informatyczne. W przypadku gdy kupujesz towar za granicą za każdym razem wpierw powinieneś go oclić. Clenia możesz dokonać w dowolnym urzędzie celnym w Norwegii np. u nas: etoll.no. Clenie odbywa się na podstawie faktury zza granicy i może być wykonane nawet elektronicznie.
  Po ocleniu towaru prześlij nam jako jeden plik PDF fakturę zza granicy i dokumenty celne. Oddzielnie otrzymasz również fakturę z urzędu celnego – ona stanowi Twój koszt i powinieneś przesłać ją jako oddzielny plik.
• Zakup samochodu lub użycie samochodu prywatnego
  W przypadku zakupu samochodu firmowego wpiszemy go jako Twój środek trwały i wszelkie dane zdobędziemy na podstawie numeru rejestracyjnego. Numer rejestracyjny powinien być zawarty w umowie kupna sprzedaży, jeśli nie jest – prześlij go nam oddzielnie.
  Jeśli dodajesz samochód prywatny, który chcesz wykorzystywać w celach firmowych lub Twój pracownik chce wykorzystywać swój samochód w celach firmowych postępuj zgodnie z instrukcją. Prześlij nam oddzielnie mail bez załączników o tytule: Ny bil i treści, w której zawrzesz co najmniej numer rejestracyjny i informację, że jest to Twój (lub pracownika) samochód prywatny. Po przesłaniu maila powinieneś prowadzić księgę pojazdu i przesłać nam podsumowanie każdego miesiąca. Wzorzec księgi pojazdu znajdziesz tutaj, natomiast przykładowe wypełnienie ksiegi pojazdu znajdziesz tutaj.

Regularna wysyłka dokumentów jest niezwykle ważna w celu prowadzenia rzetelnej ksiegowości. Dlatego bardzo prosimy o wysyłanie dokumentów na bieżąco. Email dokumentowy jest czynny 24 godziny na dobę – wystarczy jedna fotografia i wysyłka maila.

• Przed zatrudnieniem
  Zadbaj o sprawdzenie przepisów regulujących zatrudnienie pracownika w Twojej branży. Może być wymagane wyrobienie karty HMS (np. budowlana i sprzątanie), odpowiednie wykształcenie (np. Dyrektor w firmie ubezpieczeniowej) oraz inne wytyczne. Załóż również koniecznie konto podatkowe w Twoim banku (bank będzie wiedział o co chodzi).
• Wynagrodzenie
  Zadbaj o spełnienie ustawowego minimalnego wynagrodzenia, znajdziesz je tutaj: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/lonn/minstelonn/ wynagrodzenie musi się znaleźć na umowie. Pamiętaj również o dodatku za nadgodziny – minimum 40% i wynagrodzeniu wakacyjnym.
• Umowa
  Umowę powinieneś zawrzeć z każdym pracownikiem pisemnie. Zalecamy korzystanie ze wzorców dostępnych tutaj: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/arbeidsavtale/maler-for-arbeidsavtaler Umowę musisz wysłać do nas.
• Szkolenie HMS
  Każdy z Twoich pracowników powinien przejść chociaż minimalne szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy. Powinieneś również prowadzić ustawową dokumentację z tego zakresu. Zalecamy zapoznanie się z linkami dotyczącymi HMS: www.arbeidstilsynet.no/hms/ i przewodnikiem: www.arbeidstilsynet.no/hms/arbeidsmiljoguiden/

• Godziny pracy i zadania
  Pamiętaj, że w większości branży masz obowiązek rejestrować godziny pracy oraz np. Projekty w których bierze udział czy usługi które wykonał Twój pracownik. Skorzystaj z odpowiedniego systemu albo dokumentuj godziny elektronicznie np. W Excelu. Zalecamy wysyłkę dokumentacji w PDF do nas w celach archiwizacyjnych.
• Wypłaty
  Wypłaty powinieneś wypłacać wyłącznie na podstawie danych otrzymanych od nas. Do 5-tego dnia miesiąca powinieneś nam podać dla każdego pracownika: wynagrodzenie brutto, liczbę przepracowanych godzin, ewentualne dodatki w tym nadgodziny, używanie auta firmowego prywatnie, diety, pieniądze wakacyjne. My informujemy Cię ile pieniędzy netto należy przelać na konto pracownika i ile należy przelać na konto podatkowe.
• Urlop i pieniądze wakacyjne
  Pamiętaj, że Twój pracownik ma prawo do urlopu zgodnie z ustaleniami umownymi (minimum 25 dni roboczych – sobota to również dzień roboczy). Należy mu również wypłacić pieniądze wakacyjne zgodnie z ustaleniami. Pracownik ma prawo otrzymać cały urlop i pieniądze wakacyjne do 30 września.
• Zmiany i zwolnienia
  Koniecznie i niezwłocznie zgłaszaj wszelkie zmiany w kontrakcie w tym np.: zmianę stawki godzinowej, wymiaru pracy, stanowiska itp. Wszystkie zmiany muszą być rejestrowane. Przy zwolnieniu pamiętaj o zachowaniu okresu wypowiedzenia i wytycznych dotyczących zwolnień: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/oppsigelse/

Pamiętaj że podstawą Twojego dobrego prowadzenia firmy jest zgodna z prawem współpraca z pracownikami. Brak spełnienia reguł wyznaczonych przez kodeks pracy może być przyczyną konfliktów i sporów nawet sądowych.

• Odpisuj na maile
  W ramach naszej współpracy pytamy o różne rzeczy związane z Twoimi dokumentami. Niestety nie wiemy często czy Twój wydatek czy przelew jest prywatny. Te których jesteśmy pewni księgujemy od razu – te których nie najpierw pytamy. Brak odpowiedzi może spowodować niekorzystne zaksięgowanie dokumentu jako wydatek prywatny.
• Konsultuj większe wydatki
  Ważne jest żebyś wiedział czy dany wydatek można zakwalifikować jako koszt. Twój wydatek może się okazać wydatkiem prywatnym według przepisów i nie będziemy mogli go zakwalifikować jako koszt. Przykładowo tak zostanie potraktowany duży prezent dla pracownika.

• Regularnie wysyłaj dokumenty
  Wysyłka z opóźnieniem może się wiązać również z opóźnieniami w wysyłce raportów, co może narazić Ciebie na kary urzędowe.
• Sprawdzaj dokumentacje od nas
  Często musimy dedukować że przelew zawierał również odsetki dla kontrahenta czy, że zapłaciłeś prywatny wydatek z konta firmowego. Dlatego przeglądnij dokumentację od nas i w razie niezgodności – poinformuj nas o tym.

Podsumowując – starajmy się współpracować. Jesteśmy elastyczni, ale trzymamy się zasad :).