Czy muszę mieć program księgowy w Norwegii?

Zakładanie i prowadzenie firmy w Norwegii to nie tylko codzienna praca nad rozwojem biznesu, ale także obowiązki wobec urzędów. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy prowadzi enkeltpersonforetak (ENK), czy aksjeselskap (AS), musi zadbać o prawidłową księgowość, przechowywanie dokumentów i terminowe raportowanie. Właśnie dlatego czasem pojawia się pytanie: czy muszę mieć program do księgowośći?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny lub ręczne wpisywanie danych w portalu Altinn. Norweskie przepisy faktycznie dopuszczają brak typowego prowadzenia księgowości dla najmniejszych firm – gdy obrót roczny nie przekracza 50 000 NOK. Jednak w praktyce im większy biznes, tym większe obowiązki: deklaracje VAT (MVA-melding), miesięczne raporty o pracownikach (A-melding), roczne zeznanie podatkowe (skattemelding) czy inne. Coraz więcej z tych dokumentów w praktyce musi być składanych bezpośrednio z programu księgowego, a ręczne raportowanie staje się niewystarczające lub wręcz niemożliwe.

Dlatego znajomość zasad i wymogów dotyczących księgowości w Norwegii to podstawa dla każdego przedsiębiorcy. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, kiedy program księgowy jest obowiązkowy, jakie raporty należy składać elektronicznie oraz dlaczego nawet w najmniejszej firmie warto korzystać z profesjonalnego rozwiązania – takiego jak Efirma.no lub księgowości w Efirma Regnskap AS, które spełnia wszystkie wymogi norweskiego prawa i ułatwia prowadzenie działalności.

Prowadzenie ENK a obowiązek programu księgowego

Enkeltpersonforetak (ENK), czyli jednoosobowa działalność gospodarcza, to najprostsza forma prowadzenia firmy w Norwegii. Wielu początkujących przedsiębiorców wybiera tę opcję ze względu na łatwość rejestracji oraz mniejsze wymogi formalne niż w przypadku spółek AS. Również w zakresie księgowości ENK ma pewne uproszczenia – ale nie oznacza to, że właściciel jest całkowicie zwolniony z obowiązków.

Teoretyczną zasadą jest to, że każda firma w Norwegii musi prowadzić księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości (bokføringsloven). Oznacza to teoretycznie obowiązek dokumentowania wszystkich przychodów i kosztów, przechowywania bilag (dowodów księgowych – faktu przychodzących, wychodzących, wyciągów bankowych itd.) oraz raportowania danych w zeznaniach podatkowych dla każdej firmy. Ale czy na pewno?

W przypadku ENK prawo dopuszcza pewne ułatwienia:

• Małe ENK (obrót do 50 000 NOK rocznie) – właściciel nie musi składać pełnego „næringsoppgave” (załącznika działalności gospodarczej do zeznania podatkowego). Wystarczy podać sumaryczną kwotę przychodów i kosztów w rocznej deklaracji podatkowej (skattemelding). Jest to więc forma uproszczonego rozliczenia, która ogranicza biurokrację. Takie najmniejsze firmy nie mają też obowiązku prowadzenia księgowości firmy, także nie potrzebują też programu księgowego – wystarczy zbieranie dokumentów z związanych, faktur itp. oraz rozliczenie roczne firmy.
• ENK o większych obrotach – po przekroczeniu 50 000 NOK przychodu rocznie pojawia się obowiązek prowadzenia pełnej księgowości wraz z obowiązkiem złożenia deklaracji podatkowej. W praktyce oznacza to konieczność dokładnego księgowania faktur, kosztów, amortyzacji itp. Choć przepisy nie wymuszają wprost korzystania z programu księgowego, przygotowanie poprawnych danych bez oprogramowania lub skorzystania z usług księgowej staje się niezwykle trudne – a nawet niemożliwe, o czym niżej.
• Limit dokumentów (bilag) – zgodnie z norweskimi wytycznymi, małe firmy mogą prowadzić księgowość nawet w arkuszu kalkulacyjnym, o ile liczba bilag w ciągu roku nie przekracza 600. Teoretycznie więc właściciel małego ENK może księgować ręcznie w Excelu (w praktyce jednak to rozwiązanie nie będzie wystarczające, o czym niżej). Jednak jeżeli firma ma większą liczbę transakcji, korzystanie z programu staje się koniecznością, by zachować porządek i zgodność z przepisami.
• Wystawianie faktur – niezależnie od wielkości obrotu, norweskie prawo wymaga, aby faktury sprzedaży były wystawiane w systemie fakturującym, który nadaje im automatyczną numerację, albo w formie papierowych bloczków zamówionych w drukarni z numeracją ciągłą. Nie można więc po prostu pisać faktur np. w Wordzie. Program do faktur (np. e-faktury.no) rozwiązuje ten problem automatycznie, dbając o poprawną numerację i zgodność faktur z przepisami. Wypróbuj całkowicie za darmo!
• Raporty i deklaracje – jeśli ENK przekroczy próg 50 000 NOK przychodu na 12 miesięcy wstecz, musi zarejestrować się w rejestrze VAT oraz składać MVA-melding (deklarację VAT) co dwa miesiące. W tym przypadku program księgowy automatycznie wyliczy podatek i przygotuje formularz, co znacząco redukuje ryzyko błędów. W przypadku zatrudniania pracowników konieczne jest również składanie comiesięcznego A-melding – tutaj również programy księgowe z modułem płac ułatwiają sprawę.
• SAF-T – w razie kontroli skarbowej urząd może zażądać od firmy wygenerowania standardowego pliku księgowego SAF-T. Jeśli firma prowadzi księgowość w formie elektronicznej (np. nawet w Excelu), formalnie podlega obowiązkowi wygenerowania takiego pliku. W praktyce jednak tylko dedykowany program księgowy pozwala przygotować plik SAF-T w wymaganym formacie – ręczne wykonanie tego zadania jest zasadniczo niemożliwe.

Podsumowując, ze względu na wymóg możliwośći wygenerowania pliku SAF-T, właściciel ENK zawsze jest prawnie zobowiązany do korzystania z programu księgowego lub księgowości po przekroczeniu 50.000 kr przychodu – najmniejsze firmy mogą rozliczać się prościej. Wraz ze wzrostem obrotów i obowiązków (MVA, A-melding, SAF-T, pełne næringsoppgave) program staje się w praktyce tak czy siak niezbędny ze względu na inne obowiązki. Dzięki niemu można uniknąć błędów, zautomatyzować raporty i mieć pewność, że dokumentacja firmy jest zgodna z norweskim prawem.

Prowadzenie AS a obowiązek programu księgowego

Aksjeselskap (AS), czyli norweska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to forma działalności, która daje przedsiębiorcy większe bezpieczeństwo finansowe (oddzielenie majątku prywatnego od firmowego), ale jednocześnie nakłada znacznie bardziej rygorystyczne obowiązki księgowe. W przeciwieństwie do jednoosobowej działalności ENK, spółka AS zawsze podlega pełnemu regnskapsplikt, co oznacza konieczność prowadzenia pełnej księgowości i sporządzania rocznych sprawozdań finansowych.

Najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia księgowości w AS:

• Pełna rachunkowość – każda spółka AS ma obowiązek prowadzić księgi zgodnie z ustawą o księgowości (regnskapsloven). Obejmuje to ewidencję wszystkich przychodów, kosztów, środków trwałych, wynagrodzeń oraz zobowiązań. W praktyce oznacza to konieczność stosowania systemu księgowego, ponieważ ręczne prowadzenie takiej dokumentacji jest zbyt skomplikowane i nie spełnia obecnych wymogów technicznych.
• Årsregnskap – spółka AS ma obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego do rejestru Brønnøysund (Regnskapsregisteret). Dokument ten musi być przygotowany na podstawie pełnej księgowości i złożony elektronicznie. Program księgowy umożliwia wygenerowanie sprawozdania w wymaganym formacie.
• MVA-melding – jeśli spółka AS jest zarejestrowana do VAT (a praktycznie wszystkie działające spółki mają ten krok za sobą), ma obowiązek składania deklaracji VAT co dwa miesiące. Choć technicznie można wprowadzać dane ręcznie w Altinn, w przypadku spółek generujących większą liczbę faktur jest to niewygodne i obarczone dużym ryzykiem błędu. Program księgowy automatycznie wylicza VAT i pozwala wysłać MVA-melding jednym kliknięciem.
• A-melding – jeśli spółka AS zatrudnia pracowników, musi co miesiąc wysyłać raport A-melding, zawierający informacje o wynagrodzeniach, składkach i podatkach. Choć istnieje opcja ręcznego zgłaszania w Altinn, większość spółek korzysta z programu księgowego z modułem płac, który generuje i wysyła A-melding automatycznie.
• SAF-T – spółki AS prowadzą pełną księgowość elektroniczną, dlatego podlegają obowiązkowi przekazania danych księgowych w formacie SAF-T w razie kontroli. Jedynie program księgowy zgodny z wymaganiami Skatteetaten umożliwia wygenerowanie tego pliku – ręczne przygotowanie jest niemożliwe.
• Składanie deklaracji podatkowej (skattemelding) – od roku podatkowego 2023 wszystkie spółki AS muszą składać roczne zeznanie podatkowe elektronicznie, za pośrednictwem programu księgowego. Nie ma już możliwości ręcznego wypełnienia formularzy finansowych – dane muszą zostać wygenerowane w odpowiednim standardzie i przesłane do Skatteetaten przez system. Oznacza to, że każda spółka musi mieć dostęp do programu, który spełnia te wymogi.

Podsumowując, w przypadku spółek AS korzystanie z programu księgowego nie jest kwestią wygody, ale bezwzględnym obowiązkiem wynikającym z prawa. Od pierwszego dnia działalności spółka musi prowadzić pełną rachunkowość i przygotowywać dane w formatach wymaganych przez norweskie urzędy. Dlatego profesjonalny program księgowy jest absolutnie niezbędny, by spółka mogła działać legalnie i wywiązywać się ze wszystkich obowiązków raportowych.

Dlaczego warto korzystać z programu księgowego?

Mimo tego, że korzystanie z programu księgowego lub usług biura księgowego jest w praktyce wymagane, i tak warto z tego rozwiązania skorzystać – jest ogromnie pomocne. Nowoczesne programy księgowe oszczędzają czas i zmniejszają ryzyko błędów.

Wiele systemów potrafi automatycznie importować transakcje bankowe, kategoryzować przychody i koszty na odpowiednie konta oraz pilnować numeracji dokumentów. Program przypomni Ci o terminach podatkowych i wygeneruje potrzebne deklaracje. Digitalizacja fakturowania i raportowania sprawia, że łatwiej zachować porządek w firmowych finansach i terminowo wywiązywać się z obowiązków. Ponadto masz wszystkie dane w jednym miejscu – faktury, paragony (bilag), rozliczenia – bez konieczności wertowania papierów.

Co więcej, programy księgowe pomagają zachować zgodność z norweskimi przepisami. Przykładowo, zgodnie z regulacjami faktury sprzedaży muszą mieć nadane numery w sposób zautomatyzowany (przez system) lub pochodzić z ponumerowanych bloczków – użycie programu do faktur spełnia ten wymóg automatycznie. Ułatwione jest też przechowywanie dokumentów – wszystkie faktury i dowody można trzymać w formie elektronicznej, zabezpieczonej przed zaginięciem czy zniszczeniem (norweskie prawo wymaga archiwizacji dokumentacji przez minimum 5 lat).

Efirma – program księgowy zgodny z wymaganiami

Efirma.no to przykład tego, jak program księgowy może kompleksowo wspierać przedsiębiorcę w Norwegii. Został on zaprojektowany specjalnie z myślą o norweskich przepisach i potrzebach małych firm.

Co oferuje Efirma?

• Pełna zgodność z przepisami – Efirma, mimo że jest w pełni w języku polskim, spełnia wszystkie norweskie wymogi dotyczące księgowości. Obsługuje standard SAF-T (możliwość wygenerowania kompletnego pliku SAF-T na żądanie urzędu), a wszystkie dane przechowywane są bezpiecznie tak, by spełnić wymogi ustawy o rachunkowości.
• Obsługa ENK i AS – Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność czy spółkę AS, Efirma pozwala prowadzić księgowość dostosowaną do formy prawnej. Program uwzględnia specyfikę ENK oraz wymogi spółek AS (pełne konto księgowe, bilans, næringsspesifikasjon do skattemeldingu itp.). Dzięki temu masz pewność, że księgi są prowadzone poprawnie dla Twojego typu firmy.
• Wysyłka deklaracji online – Efirma ułatwia terminowe wywiązywanie się z obowiązków wobec urzędów. Program przypomina o zbliżających się terminach i umożliwia generowanie oraz wysyłkę deklaracji do Altinn prosto z systemu. Przykładowo, MVA-melding (deklaracja VAT) może zostać wygenerowana automatycznie na podstawie wprowadzonych faktur, a następnie wysłana elektronicznie automatycznie. Również roczną deklarację podatkową firmy (skattemelding wraz z næringsspesifikasjon) przygotujesz w Efrmie, zgodnie z najnowszym standardem wymaganym przez Skatteetaten.
• Prostota i oszczędność czasu – interfejs Efirma jest przyjazny i przejrzysty, co ułatwia obsługę nawet osobom niebędącym zawodowymi księgowymi. Darmowe szkolenie z księgową również pomoże w przyjemnym i sprawnym wdrożeniu. Automatyzacja wielu zadań sprawia, że oszczędzasz czas i unikasz pomyłek. Jak wskazuje Altinn, dobre programy znacznie redukują ryzyko błędu i pomagają trzymać rękę na pulsie finansów firmy – Efirma realizuje te założenia, dając Ci kontrolę nad księgowością bez zbędnej biurokracji.
• Wielojezyczne wsparcie – jako polski przedsiębiorca w Norwegii docenisz, że z Efirma korzysta wielu polskich przedsiębiorców. Program jest dostosowany do potrzeb Polaków prowadzących biznes w Norwegii. Oferuje pełny interfejs w języku polskim, a do tego pomoc techniczną w języku polskim, dzięki czemu łatwiej zrozumieć zawiłości norweskich przepisów.

Obowiązkowe raporty i deklaracje

Niezależnie od formy działalności (ENK czy AS), firmy w Norwegii muszą przekazywać urzędom różne deklaracje. Najważniejsze z nich, wspomniane również wcześniej, to:

• A-melding – comiesięczne zgłoszenie do urzędu pracy, o wypłatach i zatrudnieniu pracowników. Jeśli jesteś pracodawcą, do 5. dnia każdego miesiąca musisz wysłać A-melding za poprzedni miesiąc. Dla małej firmy bez systemu płacowego możliwe jest ręczne wprowadzanie danych na portalu Skatteetaten. Jeżeli jednak korzystasz z programu kadrowo-księgowego z modułem płac, A-melding może być generowane i wysyłane automatycznie z systemu. W przypadku większej liczby pracowników korzystanie z takiego programu jest w praktyce jedynym rozwiązaniem, aby sprostać terminom i uniknąć błędów.
• MVA-melding – deklaracja VAT składana zwykle co dwa miesiące (dwumiesięczne okresy rozliczeniowe VAT). Dotyczy firm zarejestrowanych w rejestrze VAT (obowiązek rejestracji powstaje po przekroczeniu 50 000 NOK sprzedaży). MVA-melding można wypełnić ręcznie na portalu Altinn, ale programy księgowe (np. Efirma) pozwalają na automatyczne wyliczenie kwot podatku i wysyłkę deklaracji bezpośrednio z systemu. Dzięki temu łatwiej dotrzymać terminów i uniknąć pomyłek przy wypełnianiu formularza.
• Skattemelding (roczne zeznanie podatkowe firmy) – jak wspomniano wyżej, dla spółek AS od 2023 roku jest wymagane przygotowanie i złożenie tej deklaracji elektronicznie z programu. Dla ENK dopuszczalne jest ręczne wypełnienie zeznania online na skatteetaten.no, choć oczywiście dane muszą wynikać z prawidłowo prowadzonej księgowości. Najmniejsze ENK (przychody poniżej 50 tys. NOK) nie muszą składać pełnego „næringsoppgave” – podają tylko sumy przychodów i kosztów, co upraszcza sprawę. Niemniej nawet wtedy właściciel musi mieć rzetelne zapiski, by te sumy poprawnie ustalić, nie tylko w razie kontroli, ale również do samego wpisania w zeznaniu. Program księgowy pomaga przygotować kompletny skattemelding wraz z wymaganymi załącznikami i wysłać całość drogą elektroniczną do urzędu.
• SAF-T – jest to standard elektronicznego pliku z danymi księgowymi, obowiązujący w Norwegii od 2020 roku. W razie kontroli skarbowej urząd może zażądać od firmy wygenerowania pliku SAF-T z pełnymi danymi księgowymi, zgodnego ze standardem OECD. Co istotne, wszystkie przedsiębiorstwa prowadzące księgi elektronicznie mają obowiązek móc przekazać takie dane w formacie SAF-T. Małe firmy o obrotach poniżej 5 mln NOK są formalnie zwolnione z tego obowiązku, ale tylko pod warunkiem, że nie prowadzą księgowości elektronicznie. Jeśli nawet niewielka firma używa komputera (np. Excela) do księgowości, to dane są „elektronicznie dostępne”, a zatem firma zostaje objęta wymogiem SAF-T. W praktyce więc, aby spełnić ten wymóg, niezbędne jest posiadanie programu, który potrafi wygenerować plik SAF-T. Dobry program księgowy (taki jak Efirma) zrobi to za Ciebie jednym kliknięciem, podczas gdy ręczne przygotowanie takiego raportu byłoby w rzeczywistości wręcz niemożliwe.

Podsumowanie

Na pytanie „czy muszę mieć program księgowy w Norwegii?” można odpowiedzieć następująco: tak, musisz mieć albo program księgowy albo księgowego, chyba że prowadzisz ENK i Twoja firma nie przekroczyła jeszcze 50.000 kr przychodu.

W przypadku najmniejszych ENK, które osiągają niewielki obrót (do 50 000 NOK rocznie), przepisy pozwalają na uproszczone rozliczenie i prowadzenie ewidencji np. w arkuszu kalkulacyjnym. Jednak już przy nieco większej działalności pojawia się obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, a w przypadku rejestracji do VAT – również cyklicznego raportowania w formie MVA-melding. Każdy właściciel ENK musi też pamiętać o wymogu wystawiania faktur zgodnych z norweskimi przepisami oraz gotowości do wygenerowania pliku SAF-T w razie kontroli. Bez programu księgowego lub księgowego (korzystającego z programu księgowego :)) te obowiązki stają się nie tylko czasochłonne, ale w praktyce niemożliwe do spełnienia.

W przypadku spółek AS sytuacja jest jeszcze bardziej jednoznaczna – tu korzystanie z programu księgowego nie jest już opcją, lecz obowiązkiem wynikającym wprost z prawa. Spółki muszą prowadzić pełną księgowość, składać sprawozdania finansowe do Brønnøysund, a od 2023 roku także wysyłać roczne zeznanie podatkowe (skattemelding) wyłącznie elektronicznie, z wykorzystaniem systemu księgowego. Bez odpowiedniego programu spółka AS nie byłaby w stanie funkcjonować zgodnie z wymogami norweskich urzędów.

Z tego względu, nawet jeśli prowadzisz małe ENK i formalnie nie masz obowiązku korzystania z oprogramowania księgowego, warto to rozważyć od samego początku. Program pozwala uniknąć błędów, automatycznie generuje wymagane raporty (MVA-melding, A-melding, skattemelding), a także umożliwia przygotowanie pliku SAF-T, którego w razie kontroli nie sposób stworzyć ręcznie. Dodatkowo programy dbają o prawidłową numerację faktur, archiwizację dokumentów i bezpieczeństwo danych.

Wniosek jest prosty: im większa firma, tym bardziej program księgowy lub wynajęcie biura księgowego staje się koniecznością. Dla właściciela ENK to ogromne ułatwienie i oszczędność czasu, a dla spółki AS – bezwzględny obowiązek. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybór systemu takiego jak Efirma.no, który spełnia wszystkie wymogi norweskiego prawa i pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast martwić się o zawiłości księgowości.

Myślisz nad prowadzeniem księgowości firmy w programie?
A może chcesz współpracować z autoryzowanymi księgowymi?

Skontaktuj się z nami: +47 21 38 38 21.
Jesteśmy dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 21:00 i chętnie pomożemy!

Autor artykułu: Marcin – marcin@efirma.no