Firma sprzątająca w Norwegii – obowiązki przedsiębiorcy

Marzysz o własnym biznesie w Norwegii i myślisz o firmie sprzątającej? A może już taką prowadzisz i chcesz się upewnić, że spełniasz wszystkie obowiązki?

Świetnie trafiłeś! W tym artykule znajdziesz praktyczny przewodnik – od rejestracji działalności, przez uzyskanie wymaganych zezwoleń, po codzienne (chociaż bardziej comiesięczne i coroczne) obowiązki pracodawcy.

Dowiesz się m.in., co to jest Renholdsregisteret, jak działają przepisy HMS, jakie są stawki branżowe i jakie raporty musisz wysyłać do Skatteetaten i NAV. Wszystko jasno, po polsku, ale z norweskimi realiami.

Zaczynamy!

Typ działalności w Norwegii

Zanim założysz firmę, warto zdecydować, w jakiej formie ją prowadzić. Najpopularniejsze są:

• enkeltpersonforetak (ENK) – jednoosobowa działalność gospodarcza oraz
• aksjeselskap (AS) – odpowiednik polskiej spółki akcyjnej.

ENK jest prostsze – to jednoosobowa firma, gdzie właściciel odpowiada całym swoim majątkiem. AS wymaga minimalnego kapitału zakładowego (30 tys. NOK) i daje ograniczoną odpowiedzialność: firmowe długi nie obciążają majątku prywatnego.`

Dla małych firm sprzątających często wystarcza ENK (niższe koszty i łatwiejsza obsługa księgowa), podczas gdy większe przedsięwzięcia wolą AS ze względu na bezpieczeństwo prawne. W praktyce, wybór zależy od Ciebie – każda z tych form będzie dobra.

Rejestracja firmy i pozwolenia

Rejestracja w Brønnøysund

Zgłoś firmę przez Altinn – ENK do Enhetsregisteret, AS do Enhetsregisteret oraz Foretaksregisteret.

Jesteśmy autoryzowanym biurem księgowym w Norwegii, możemy pomóc w rejestracji takiej firmy. Zapraszamy:

• Rejestracja ENK (kliknij)
• Rejestracja AS (kliknij)

Godkjenning i Renholdsregisteret

Każdy, kto świadczy usługi sprzątania, musi uzyskać zatwierdzenie od norweskiego Inspektoratu Pracy (Arbeidstilsynet). Złóż wniosek o wpis do Renholdsregisteret przed rozpoczęciem działalności. Bez tej zgody nie można legalnie oferować usług sprzątania. Więcej o tym przeczytasz w dalszej części artykułu.

HMS-kort

Po rejestracji musisz wyposażyć każdego pracownika w obowiązkową kartę bezpieczeństwa (HMS-kort). Dotyczy to wszystkich firm sprzątających, również jednoosobowych. Karta kosztuje 132,90 NOK (plus VAT) i jest ważna 2 lata. O tym również przeczytasz w dalszej części artykułu.

Przejdźmy do konkretów.

Zatwierdzenie firmy – Godkjenning i Renholdsregisteret

Jeśli chcesz prowadzić legalną firmę sprzątającą w Norwegii, musisz uzyskać zatwierdzenie od Arbeidstilsynet (norweskiego Inspektoratu Pracy). Obowiązek ten dotyczy zarówno ENK, jak i AS – nawet jeśli jesteś jedyną osobą w firmie. Bez tego wpisu nie możesz wykonywać usług sprzątających komercyjnie – ani dla firm, ani dla klientów indywidualnych.

Co to jest Renholdsregisteret?

Renholdsregisteret to oficjalny rejestr zatwierdzonych firm sprzątających w Norwegii. Tylko firmy znajdujące się w tym rejestrze mogą legalnie świadczyć usługi sprzątania. Klienci – zarówno prywatni, jak i biznesowi – mogą sprawdzić Twoją firmę na stronie Inspektoratu Pracy, zanim zdecydują się na współpracę. Rejestr ten jest też publicznie dostępny, co zwiększa wiarygodność Twojej firmy.

Jak uzyskać zatwierdzenie?

Aby Twoja firma została wpisana do Renholdsregisteret, musisz złożyć wniosek przez Altinn. Do wniosku należy dołączyć szereg dokumentów potwierdzających, że spełniasz wymagania norweskiego prawa pracy:

• umowy o pracę dla wszystkich zatrudnionych (w języku norweskim),
• dowód zgłoszenia firmy i pracowników do NAV,
• dowód zawarcia umowy z zatwierdzoną służbą BHT (godkjent bedriftshelsetjeneste),
• informacje o wynagrodzeniach (zgodnych z stawkami minimalnymi),
• dokument potwierdzający zawarcie ubezpieczenia od wypadków (yrkesskadeforsikring),
• zobowiązanie do przestrzegania obowiązków wynikających z przepisów Arbeidsmiljøloven.

Co dalej po zatwierdzeniu?

Gdy firma zostanie wpisana do Renholdsregisteret, otrzymasz potwierdzenie i numer rejestracyjny. Ważne jest jednak, by co roku aktualizować dane i potwierdzać, że nadal spełniasz warunki (tzw. egenerklæring). Co trzy lata musisz dodatkowo przesłać dokumenty do ponownej weryfikacji – w przeciwnym razie firma może zostać usunięta z rejestru.

Uwaga na kary

Świadczenie usług sprzątających bez zatwierdzenia może skutkować grzywną lub zakazem prowadzenia działalności. W niektórych przypadkach klienci (np. instytucje publiczne) mają obowiązek korzystać wyłącznie z firm wpisanych do rejestru – co oznacza, że bez tego wpisu stracisz wiele potencjalnych zleceń.

Podsumowując

Wpis do Renholdsregisteret to absolutny wymóg dla każdej firmy sprzątającej w Norwegii. Warto o niego zadbać od samego początku – nie tylko ze względów prawnych, ale również wizerunkowych.

HMS-kort – obowiązkowa karta identyfikacyjna w firmie sprzątającej

Każda osoba pracująca w firmie sprzątającej – również właściciel jednoosobowej działalności – musi posiadać ważną HMS-kort. Jest to imienna karta identyfikacyjna, która potwierdza, że pracownik jest legalnie zatrudniony i działa w zatwierdzonej firmie. HMS-kort to obowiązek prawny wynikający z przepisów o bezpieczeństwie pracy (Arbeidsmiljøloven § 4-1).

Kto musi mieć HMS-kort?

• Wszyscy zatrudnieni pracownicy – niezależnie od tego, czy pracują na pełny etat, część etatu, czy dorywczo (poza pracownikami niesprzątającymi, np. biurowymi),
• Właściciele firm – jeśli sam wykonujesz usługi sprzątania, również musisz mieć swoją kartę,
• Osoby z firm zagranicznych – jeśli pracują fizycznie na terenie Norwegii w branży sprzątającej, także muszą posiadać HMS-kort.

Jak wygląda HMS-kort?

Karta zawiera:

• imię i nazwisko pracownika,
• numer organizacyjny firmy,
• numer personalny lub tymczasowy (D-nummer),
• zdjęcie,
• informację, że firma działa w branży „Renhold”.

Kartę należy zawsze nosić przy sobie podczas pracy – w razie kontroli Inspektorat Pracy lub klient ma prawo ją sprawdzić.

Jak zamówić HMS-kort?

Zamówienie HMS-kort odbywa się online przez stronę: www.hmskort.no. Aby móc złożyć wniosek, firma musi być wcześniej zatwierdzona w Renholdsregisteret i zarejestrowana jako pracodawca. Pracownik musi mieć nadany norweski numer personalny lub D-nummer.

Ile kosztuje HMS-kort?

Koszt jednej karty to ok. 132,90 NOK + MVA (stan na 27.06.2025).

Ile jest ważna HMS-kort?

Karta nie jest ważna dożywotnio – jest ważna tylko przez 2 lata. Po tym czasie należy ją odnowić.

Co grozi za brak HMS-kort?

Brak HMS-kort podczas wykonywania pracy może skutkować:

• karą administracyjną (bøter) dla pracodawcy,
• wstrzymaniem prac przez Inspektorat Pracy,
• utratą zatwierdzenia w Renholdsregisteret.

W praktyce jest to jeden z pierwszych dokumentów sprawdzanych przy kontrolach w firmach sprzątających, dlatego lepiej zadbać o to wcześniej.

Podsumowując, HMS-kort to obowiązek, który dotyczy każdego, kto wykonuje fizyczną pracę w branży sprzątającej w Norwegii. Karta nie tylko potwierdza legalność zatrudnienia, ale również zwiększa zaufanie klientów do Twojej firmy.

Zatrudnianie pracowników i BHT

Umowy i płace

Każdy pracownik musi mieć pisemną umowę o pracę w języku norweskim. Należy przestrzegać wymagań allmenngjøringsforskrift – rozszerzonej umowy zbiorowej dla branży sprzątającej.

Od 15 czerwca 2025 r. obowiązują dane minimalne stawki godzinowe:

• 236,54 NOK brutto/h dla pracownika dorosłego
• 185,55 NOK brutto/h dla pracownika poniżej 18 lat
• Dla pracy nocnej (między 21 a 06) trzeba wypłacać dodatki (min. 29 NOK/h).
• Za pracę powyżej ustawowego czasu pracy (nadgodziny overtid) należy się pracownikowi dodatek minimum 40% stawki godzinowej.

Firmy sprzątające muszą też płacić pracownikom za podróże między zleceniami (czas przejazdu wlicza się do godzin pracy) oraz zapewniać odzież i obuwie robocze (przy czym muszą to być typowo robocze ubrania i buty, aby móc je wrzucić w koszty firmy).

BHP i bezpieczeństwo – obowiązki HMS w firmie sprzątającej

Głównie wynikające z kodeksu pracy to: procedury (często pisemne) co do czynności, które mogą być związane z ryzykiem oraz szkolenia. Firma BHT ma wzorce jak to należy robić.

W Norwegii ogromny nacisk kładzie się na bezpieczeństwo pracy i warunki zatrudnienia. W branży sprzątającej – gdzie pracownicy mają codzienny kontakt z chemikaliami, wykonują powtarzalne czynności fizyczne i często przemieszczają się między lokalizacjami – obowiązki z zakresu HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) są szczególnie istotne.

Współpraca z godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT)

Każda firma sprzątająca musi podpisać umowę z zatwierdzoną służbą zdrowia i BHT – tzw. godkjent bedriftshelsetjeneste. To zewnętrzna firma, która pomaga ocenić ryzyko zawodowe, monitorować warunki pracy i wspiera działania prewencyjne. Współpraca z BHT jest warunkiem wpisu do Renholdsregisteret i obowiązkiem prawnym dla branży wysokiego ryzyka, do której zalicza się sprzątanie.

Verneombud i AMU

• Verneombud – czyli przedstawiciel ds. BHT – musi zostać wybrany w każdej firmie (można ustalić jego brak w firmie mniej niż 5 pracowników), która zatrudnia pracowników. Jego rolą jest dbanie o bezpieczeństwo pracy, zgłaszanie zagrożeń i współpraca z kierownictwem.
• Arbeidsmiljøutvalg (AMU) – specjalna komisja ds. środowiska pracy – jest obowiązkowa w firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a w branży sprzątającej często już od 5 pracowników, jeśli tak postanowią strony. AMU to forum, w którym pracodawca i pracownicy wspólnie omawiają działania dotyczące zdrowia, środowiska pracy i bezpieczeństwa.

Ocena ryzyka i dokumentacja

Przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzenia systematycznej oceny ryzyka (risikovurdering) we wszystkich obszarach działalności. W praktyce oznacza to analizę m.in.:

• ryzyka kontaktu ze środkami chemicznymi (detergenty, odkamieniacze, środki do dezynfekcji),
• ryzyka przeciążeń mięśniowo-szkieletowych (praca powtarzalna, przenoszenie sprzętu),
• warunków pracy w ciemnych, zimnych lub wilgotnych pomieszczeniach,
• dojazdów do klientów i poruszania się w godzinach nocnych,
• zagrożeń związanych z pracą samodzielną (zwłaszcza poza godzinami otwarcia firm).

Wyniki tej oceny należy udokumentować na piśmie i regularnie aktualizować. Na tej podstawie ustala się środki zapobiegawcze oraz zakres obowiązkowych szkoleń BHT.

W tym może pomóc firma BHT – ma gotowe systemy do tego.

Szkolenia i środki ochrony

Każdy pracownik musi zostać przeszkolony w zakresie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – zarówno ogólnych, jak i specyficznych dla danego miejsca i rodzaju pracy. Szkolenia mogą być organizowane wewnętrznie lub przez BHT. Przykładowe zagadnienia to:

• prawidłowe użycie środków chemicznych (w tym znajomość kart bezpieczeństwa – Sikkerhetsdatablad),
• zasady używania sprzętu do sprzątania i transportu materiałów,
• ergonomia pracy (np. jak pracować w pozycji bezpiecznej dla pleców),
• postępowanie w przypadku wypadków i kontaktu z niebezpiecznymi substancjami.

Pracodawca ma również obowiązek zapewnić odpowiednią odzież roboczą, środki ochrony osobistej (rękawice, maseczki, okulary ochronne – jeśli wymagane) oraz dbać o regularną wymianę i czyszczenie tych elementów.

Kontrole i odpowiedzialność

Inspektorat Pracy (Arbeidstilsynet) może w każdej chwili przeprowadzić kontrolę BHT w firmie. Sprawdza wówczas dokumentację HMS, ocenę ryzyka, umowy z BHT oraz potwierdzenie odbycia szkoleń. Brak takich dokumentów lub nieprzestrzeganie przepisów może skutkować karami, nakazem natychmiastowej poprawy lub w najgorszym przypadku – cofnięciem zatwierdzenia do prowadzenia działalności sprzątającej.

Przejdźmy do innych tematów pracowniczych:

Obowiązkowa pensja emerytalna (OTP)

Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz utworzyć obowiązkowy plan emerytalny. W praktyce oznacza to wpłatę co najmniej 2% ich wynagrodzeń na indywidualne konta emerytalne (dotyczy płacy do 12 G – od 1 maja 2025 jedna stawka G wynosi 130 160 NOK).

Konieczność ta wchodzi w życie w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia zatrudnienia osób w firmie.

A-melding co miesiąc

Jako pracodawca składasz co miesiąc a-melding do Skatteetaten/NAV, lub robi to Twój księgowy.

W raporcie tym podajesz wszystkie wypłacone wynagrodzenia, podatki, składki ubezpieczeniowe itp. Zgłoszone dane trafiają do rejestru pracowników (Aa-register) prowadzonego przez NAV. Zaniechanie lub nieterminowe wysłanie a-meldingu grozi karą finansową.

Ubezpieczenie wypadkowe

Pracodawca musi zapewnić odszkodowanie pracownikowi w razie wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Zwykle realizuje się to przez ubezpieczenie typu yrkesskadeforsikring.

Dokumenty potwierdzające takie ubezpieczenie trzeba dołączyć podczas wnioskowania o zatwierdzenie firmy sprzątającej.

Raport roczny do Arbeidstilsynet

Każdego roku po uzyskaniu zgody na działalność sprzątającą wysyłasz do Arbeidstilsynet potwierdzenie, że spełniasz wymagania (formularz na Altinn).

Co trzy lata (lub po otrzymaniu wezwania) trzeba dołączyć dokumenty – np. umowy z BHT, protokół z ostatniego zebrania AMU, paragony płac, potwierdzenie ubezpieczenia wypadkowego itp. – aby udowodnić dalszą zgodność z przepisami.

Podatki i sprawozdania

VAT (MVA)

Jeśli przychód Twojej firmy przekroczy 50 000 NOK na 12 miesięcy wstecz (zawsze patrzymy na 12 miesięcy do tyłu, nie na rok kalendarzowy!), firma musi zarejestrować się w rejestrze VAT i doliczać 25% do rachunków.

Następnie co dwa miesiące wysyła się MVA-melding – zestawienie podatku VAT należnego i naliczonego. Nawet jeśli nie było sprzedaży ani zakupów z VAT-em w danym okresie, należy złożyć „zerowe” zestawienie, aby uniknąć kar.

Księgowość

Prowadź szczegółową dokumentację finansową – faktury, paragony i rozliczenia – przez co najmniej 5 lat. Zgodnie z norweskimi przepisami księgowymi każdy przedsiębiorca musi mieć ewidencję przychodów i kosztów. Zwykle korzysta się z programów księgowych (np. Efirma.no), które ułatwiają sporządzanie deklaracji podatkowych.

Dużo prostszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług biura księgowego, np. Efirma Regnskap AS. Przy wyborze księgowego najważniejsze jest to, aby było to biuro autoryzowane, czyli zatwierdzone przez norweski urząd, co powoduje, że działa w pełni legalnie. Kolejny aspekt, na który warto zwracać uwagę to jak długo firma jest na rynku oraz jakie sprawia pierwsze wrażenie – czy budzi zaufanie? 🙂

Rozliczenie podatku

Na koniec roku składasz zeznanie podatkowe (skattemelding). ENK płaci podatek od dochodu (forskuddsskatt), AS – podatek dochodowy od osób prawnych, oraz jako przedsiębiorca musisz zapłacić podatek jako osoba prywatna.

W praktyce przedsiębiorca wpłaca zaliczki na podatek i rozlicza się po otrzymaniu decyzji podatkowej. Warto skonsultować się z księgowym, aby prawidłowo odliczyć koszty (np. sprzęt, środki czystości, paliwo). Jeśli naszą księgowość prowadzi autoryzowany księgowy – nie musisz się martwić o rozliczenie firmy.

Inne obowiązki

Przestrzegaj prawa pracy – np. ustawowych urlopów wypoczynkowych (feriepenger) oraz ewentualnych urlopów macierzyńskich/rodzicielskich. Pamiętaj też o ewentualnych inspekcjach: norweski Urząd Skarbowy czy Inspektorat Pracy mogą kontrolować dokumentację, dlatego warto być zawsze przygotowanym.

Podsumowanie

Założenie i prowadzenie firmy sprzątającej w Norwegii wiąże się z wieloma formalnościami. W tego typu firmie obowiązkowe jest zatwierdzenie przez Arbeidstilsynet (godkjenning) i rejestracja firmy w odpowiednich rejestrach. Potem należy dbać o zgodność z przepisami – prowadzić rzetelną księgowość, zgłaszać pracowników (a-melding), stosować minimalne stawki płac i zapewniać BHP. Dzięki temu firma będzie działać legalnie i unikniesz kar za niestosowanie się do norweskich regulacji.

Masz pytania dotyczące rejestracji lub prowadzenia firmy sprzątającej w Norwegii?
Skontaktuj się z nami: +47 21 38 38 21.
Jesteśmy dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 21:00 i chętnie pomożemy!

Autor artykułu: Marcin – marcin@efirma.no