Hvordan ansette den første ansatte i Norge steg for steg?

God dag, jeg driver et AS i Norge og vil ansette min første person. Hvor bør jeg begynne for å gjøre dette riktig?

Å ansette den første ansatte i Norge betyr at du trer inn i arbeidsgiveransvaret: arbeidsavtale, trekk av skatt fra lønn, månedlig a-melding (månedlig rapportering av lønn og ansettelsesforhold), arbeidsgiveravgift, ferie, feriepenger, yrkesskadeforsikring og grunnleggende HMS-regler, altså helse, miljø og sikkerhet.

I denne artikkelen viser vi steg for steg hva du må forberede før første lønnsutbetaling og hvilke frister som gjelder i 2026.

Steg 1: Avklar om du ansetter eller kjøper en tjeneste

Først må du sjekke om personen skal være arbeidstaker (ansatt), eller en selvstendig oppdragstaker som driver egen virksomhet.

I praksis ligner forholdet et ansettelsesforhold dersom:

• du styrer arbeidet og bestemmer hvordan det skal utføres,
• du kontrollerer arbeidstiden,
• du stiller med verktøy, arbeidssted eller materiell,
• personen ikke bærer egen økonomisk risiko,
• godtgjørelsen ligner lønn for arbeidstid, og ikke betaling for en selvstendig utført tjeneste.

Fra 1. januar 2024 gjelder en presumsjon for ansettelsesforhold i arbeidsmiljøloven (den norske arbeidsmiljøloven). Det betyr at en person som utfører arbeid kan bli ansett som arbeidstaker dersom virksomheten ikke kan dokumentere at det faktisk er et selvstendig samarbeid.

Steg 2: Velg ansettelsesform og sjekk retten til å arbeide

Riktig ansettelsesform

Den vanligste ansettelsesformen i Norge er fast ansettelse, vanligvis i full stilling.

Du kan bruke:

1. Fast ansettelse - standard og den tryggeste formen.
2. Deltidsansettelse - tillatt, men behovet for slik ansettelse bør være skriftlig dokumentert.
3. Midlertidig ansettelse - bare i konkrete tilfeller, for eksempel vikariat, sesongarbeid eller arbeid som er tydelig tidsavgrenset.
4. Prøvetid, altså prøvetid - må stå i avtalen og kan vare i maksimalt 6 måneder. Ved midlertidig ansettelse kan den ikke overstige halvparten av ansettelsesperioden.

Den generelle muligheten for midlertidig ansettelse «i ett år» ble fjernet fra 1. juli 2022. Derfor er det særlig viktig å være nøye med grunnlaget for midlertidig ansettelse når du ansetter din første medarbeider.

Retten til å arbeide for utenlandske arbeidstakere

Før du ansetter en utenlandsk arbeidstaker, må du kontrollere om vedkommende har rett til å arbeide i Norge. Skattekort bekrefter ikke rett til arbeid eller opphold. Skattekort (skattekort) brukes til å trekke skatt fra lønnen.

De viktigste reglene er:

• borgere fra de nordiske landene kan arbeide i Norge uten registrering hos politiet,
• borgere fra EU/EØS kan arbeide, men ved opphold i Norge skal de som hovedregel registrere seg hos politiet senest etter 3 måneder,
• personer utenfor EU/EØS trenger vanligvis riktig oppholds- og arbeidstillatelse.

En utenlandsk arbeidstaker må også ha et norsk personnummer, for eksempel D-nummer - det leser du mer om nedenfor.

Steg 3: Avklar lønn, arbeidsavtale og arbeidstid

Lønn og minstelønnssatser

I Norge finnes det ikke én generell minstelønn for alle virksomheter. Minstelønn gjelder i bransjer der tariffavtaler er allmenngjort (gjort gjeldende for hele bransjen).

Bransjer med minstelønn omfatter blant annet bygg, renhold, hotell og restaurant, godstransport, elektro, fiskeindustri, landbruk, skipsverft og bilbransjen.

Utvalgte minstelønnssatser per time før skatt, gjeldende i 2026:

Hvis du driver med renhold, bør du også sjekke de ekstra bransjekravene: Renholdsfirma i Norge – plikter for deg som næringsdrivende.

Skriftlig arbeidsavtale

Hver arbeidstaker må ha en skriftlig arbeidsavtale, uansett stillingsprosent og ansettelseslengde. Det er arbeidsgiver som har ansvar for å utarbeide avtalen.

Fristene er konkrete:

• hvis ansettelsen varer mer enn 1 måned, må avtalen være klar så snart som mulig, senest 7 dager etter oppstart,
• hvis ansettelsen varer inntil 1 måned, eller arbeidstakeren er utleid videre, må avtalen være klar senest på første arbeidsdag.

Avtalen bør blant annet inneholde:

• opplysninger om arbeidsgiver, inkludert navn og organisasjonsnummer,
• opplysninger om arbeidstakeren,
• arbeidssted,
• stilling og arbeidsbeskrivelse,
• startdato,
• informasjon om ansettelsen er fast eller midlertidig,
• eventuell prøvetid,
• daglig og ukentlig arbeidstid,
• pauser,
• lønn, tillegg og utbetalingsmåte,
• ferie og feriepenger (feriepenger opptjent av lønn),
• oppsigelsesregler.

Arbeidstid, pauser og timeregistrering

De vanlige maksimale grensene for arbeidstid etter norske regler er:

• 9 timer i løpet av 24 timer,
• 40 timer i løpet av 7 dager.

I mange virksomheter ser du 37,5 timer per uke, men dette følger som regel av avtale eller tariffavtale, ikke av den generelle lovfestede maksimumsgrensen.

Pauser:

• ved arbeid over 5,5 timer per dag må arbeidstakeren ha pause,
• ved en arbeidsdag over 5,5 timer, men under 8 timer, bør pausen være minst 20 minutter,
• ved arbeid på 8 timer eller mer bør pausene til sammen være minst 30 minutter.

Overtid kan bare brukes ved et særlig og tidsavgrenset behov. Tillegget for overtid er minst 40% av avtalt timelønn.

Før en oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid. I praksis betyr det registrering av starttid, sluttid og pauser.

Steg 4: Sett opp lønn, skatt og rapportering til myndighetene

Opplysninger om arbeidstakeren og skattekort

Før første lønnsutbetaling trenger du opplysninger til lønnskjøringen, blant annet:

• for- og etternavn,
• norsk personnummer eller D-nummer,
• adresse,
• bankkontonummer,
• dato for oppstart,
• stillingsprosent,
• lønnssats,
• informasjon om stilling og arbeidssted.

Deretter henter du arbeidstakerens elektroniske skattekort og gjør forskuddstrekk (forskuddstrekk på skatt fra lønnen). Dette trekket gjør du før lønnen utbetales.

Fra 1. januar 2026 er kravet om egen skattetrekkskonto (konto for oppbevaring av trukket skatt) fjernet. I 2026 betaler du forskuddstrekk til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetaling og skattetrekk.

Det er lurt å bruke et regnskapssystem til lønnshåndtering (for eksempel Efirma.no) eller sette bort regnskapsføringen til et regnskapsbyrå (for eksempel Efirma Regnskap AS). Med din første ansatte kan feil i skatt, a-melding eller arbeidsgiveravgift raskt føre til korrigeringer.

A-melding og registrering i Aa-registeret

A-melding er en månedlig rapport om ansettelse, lønn, trukket skatt og arbeidsgiveravgift. Gjennom denne rapporten melder du arbeidstakeren inn i Aa-registeret (registeret over arbeidsforhold).

Fristen for å sende a-melding er den 5. dagen i måneden etter måneden ansettelsen eller utbetalingen gjelder. Hvis den 5. faller på en helg eller en helligdag, flyttes fristen til første påfølgende virkedag.

Etter at den første a-meldingen er sendt:

• blir virksomheten automatisk registrert som arbeidsgiver,
• blir arbeidstakeren registrert som ansatt i virksomheten,
• rapporterer du inntekt, trukket skatt og opplysninger om arbeidsforholdet.

Du sender a-melding hver måned helt til måneden arbeidsforholdet opphører. Hvis arbeidstakeren fortsatt er ansatt, men det ikke var noen utbetaling i en gitt måned, kan a-melding likevel være påkrevd.

For en arbeidstaker som rapporteres i a-meldingen brukes organisasjonsnummeret til hovedenheten og nummeret til underenhet (underavdelingen knyttet til arbeidstakerens arbeidssted), dersom virksomheten har en slik struktur.

Arbeidsgiveravgift

Arbeidsgiveravgift er en arbeidsgiveravgift som beregnes av lønn og enkelte ytelser til ansatte. Dette er en ekstra kostnad for arbeidsgiver utover bruttolønnen.

Satsen avhenger først og fremst av virksomhetens geografiske sone. I 2026 er de standard satsene:

For sone Ia er fribeløp (beløpet der redusert sats kan brukes) i 2026 850 000 NOK per virksomhet.

Arbeidsgiveravgift rapporteres månedlig i a-meldingen, men betales samlet annenhver måned. Den første forfallsfristen i året er 15. mars, og deretter er forfall den 15. annenhver måned.

Steg 5: Beregn ferie, pensjon og forsikring

Feriepenger og ferie

Hver arbeidstaker har rett til minst 25 virkedager ferie per år. I norsk forståelse regnes lørdag som virkedag, så dette tilsvarer vanligvis 4 uker og 1 dag.

Den lovpålagte minimumssatsen for feriepenger er:

Feriepenger opptjenes av lønn utbetalt i opptjeningsåret. De beregnes ikke av for eksempel refusjon av reiseutgifter, mat eller overnatting.

Plikten til OTP

Obligatorisk tjenestepensjon, altså OTP, er obligatorisk tjenestepensjon i private virksomheter. Minstekravet er minst 2% av arbeidstakerens lønn.

Virksomheten må ha OTP dersom den oppfyller minst ett av disse vilkårene:

• har minst én arbeidstaker uten eierandel, der arbeidstid og lønn tilsvarer minst 75% av full stilling,
• har minst to personer, der hver av dem har arbeidstid og lønn tilsvarende minst 75% av full stilling, og minst én av dem har eierandel,
• har personer som hver har arbeidstid og lønn tilsvarende minst 20% av full stilling, og til sammen arbeider minst som 2 heltidsstillinger.

Hvis virksomheten er omfattet av OTP-plikten, registrerer du arbeidstakerne fra første arbeidsdag dersom de oppfyller medlemsvilkårene. Organisasjonsnummeret til pensjonsinnretningen rapporteres i a-meldingen fra og med måneden avtalen trer i kraft.

Yrkesskadeforsikring

Hver arbeidsgiver må ha yrkesskadeforsikring (forsikring mot yrkesskader og yrkessykdommer) for ansatte. Plikten følger av yrkesskadeforsikringsloven.

Forsikringen kjøpes hos et privat forsikringsselskap. Premien er en næringskostnad. Det beregnes ikke arbeidsgiveravgift av premie til yrkesskadeforsikring.

Steg 6: Sørg for HMS, forskjeller ENK/AS og årlige plikter

HMS, internkontroll og rutiner ved sykdom

HMS (norsk helse, miljø og sikkerhet) og internkontroll (internt kontrollsystem for sikkerhet og organisering av arbeidet) gjelder fra første ansatte. Omfanget av dokumentasjonen avhenger av risiko og type virksomhet.

For din første ansatte bør du minst forberede:

• risikovurdering av arbeidsplassen,
• grunnleggende HMS-rutiner,
• rutiner for melding av ulykker og avvik,
• timeregistrering,
• informasjon om hvem som har ansvar for HMS-saker.

Ved 1-4 ansatte kan man skriftlig avtale en annen organisering av vernetjenesten enn verneombud (verneombud for HMS). Fra 5 ansatte må virksomheten ha minst ett verneombud.

Ved sykdom hos arbeidstakeren utbetaler arbeidsgiver sykepenger i arbeidsgiverperioden, altså som hovedregel i maksimalt 16 kalenderdager ved sammenhengende sykefravær. Etter denne perioden overtar NAV, men arbeidsgiver må sende inntektsmelding (inntektsopplysning som trengs for å beregne ytelsen).

Forskjellene mellom ENK og AS

I et ENK ansetter ikke eieren seg selv som arbeidstaker. Arbeidsgiverplikter oppstår når du ansetter en annen person.

I et AS kan eieren være ansatt i sitt eget selskap, dersom vedkommende faktisk mottar lønn, er registrert som arbeidstaker, og selskapet rapporterer lønn via a-melding og betaler arbeidsgiveravgift. Bare det å eie aksjer eller ha styreverv gir ikke arbeidstakerstatus.

Årlig oversikt til arbeidstakeren

Etter årsslutt gir du arbeidstakeren en årlig oversikt over rapporterte opplysninger senest 1. februar året etter.

Oversikten bør blant annet omfatte:

• inntekt rapportert i a-meldingen,
• trukket forskuddstrekk,
• grunnlag for feriepenger,
• arbeidstakernummeret som brukes i arbeidsgivers systemer.

Hva koster en ansatt deg?

Bruttolønn er bare en del av regnestykket. Den reelle arbeidsgiverkostnaden øker med arbeidsgiveravgift, feriepenger og OTP-innskudd. Dra i lønnsglidebryteren for å se anslått full kostnad ved ansettelse i 2026.

Vanlige spørsmål

Oppsummering

Kort oppsummert, før første lønnsutbetaling går du gjennom denne sjekklisten:

1. Avklar om forholdet er ansettelse eller kjøp av tjeneste fra et selvstendig firma.
2. Velg ansettelsesform: fast, deltid eller lovlig begrunnet midlertidig.
3. Sjekk retten til å arbeide hvis kandidaten er utenlandsk.
4. Avklar lønn og sjekk minstelønnssatser i bransjen.
5. Lag en skriftlig arbeidsavtale.
6. Hent inn opplysninger om arbeidstakeren og skattekort.
7. Sett opp lønn i regnskapssystemet (for eksempel Efirma.no) eller sett bort oppgaven til et regnskapsbyrå (for eksempel Efirma Regnskap AS).
8. Trekk forskuddstrekk og betal det til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetaling.
9. Send a-melding innen den 5. i neste måned.
10. Beregn arbeidsgiveravgift og betal den innen de to-månedlige forfallsfristene.
11. Beregn feriepenger, sjekk plikten til OTP og kjøp yrkesskadeforsikring.
12. Forbered HMS, timeregistrering og rutiner ved sykdom, og gi arbeidstakeren en oversikt innen 1. februar året etter.

Viktigste frister i 2026: forskuddstrekk betales senest første virkedag etter utbetaling, a-melding sendes innen den 5. i neste måned, og arbeidsgiveravgift betales annenhver måned.

Hvis du vil komme trygt gjennom den første ansettelsen, ta kontakt med oss. Vi er tilgjengelige mandag til fredag kl. 9:00 - 21:00 på nummer +47 21 38 38 21.

Artikkelforfatter: Marcin - marcin@efirma.no