Avtale
Som en del av avtalen vi signerer, gjelder reglene våre. Her kan du lese et sammendrag av reglene med korte forklaringer.
Fullmakter til data
Ved å signere avtalen gir du oss fullmakt til å handle på dine vegne, for eksempel hente informasjon fra Altinn, sende rapporter, arbeide med revisor osv.
Frister for innsending av dokumenter
Du bør sende regnskapsdokumenter innen den 10. i måneden for forrige måned, og lønnsutbetalinger for dine ansatte innen den 5.
Pris for tjenesten
Prisen er alltid detaljert på nettsiden vår under priser. Vi informerer om oppdateringer med tilstrekkelig varsel.
Avslutning av samarbeidet
Vi gir oss selv og deg 3 måneders oppsigelsestid. Avhengig av situasjonen kan vi forkorte denne perioden hvis det er enklere for oss begge.
Regnskapsoppgaver
Det vi liker best - vi tar oss av komplett regnskap - bokføring, årlig oppgjør og lønn. Du er ansvarlig for fakturering og betalinger.
Bekreftelse av identitet
I alle tilfeller må din identitet bekreftes ved å sende dokument og underskrifter fra to vitner. Dette er et lovkrav.
Avtalens bestemmelser er utarbeidet basert på standardavtalen foreslått av Regnskap Norge - regnskapsførernes forening. Avtalen er lang fordi relevante lover krever inkludering av mange punkter om for eksempel personvernbeskyttelse. Vi prøver å overholde alle regnskapslover.
Dokumenter
Innen den 10. hver måned bør du sende alle regnskapsdokumenter utstedt eller mottatt forrige måned. Du bør sende dokumenter som skanninger i PDF- eller jpg-format til den spesielle adressen som er oppgitt i avtalen. Vi tar ikke imot papirdokumenter.
Fakturaer mottatt på e-post
Klikk "videresend" i e-postprogrammet ditt og send til din individuelle e-postadresse fakturaer som leverandører sender deg. Vi tar automatisk hånd om elektroniske dokumenter fra leverandører som sender dem i EHF-format og utgående fakturaer utstedt i e-faktury.no. Vi har dem allerede og du trenger ikke sende dem.
Én fil = ett dokument
Husk også regelen: én fil tilsvarer ett dokument. Hvis dokumentet ditt er på flere sider - skann dem til én PDF-fil. Hvis skanneren din ikke tillater dette - bruk et hvilket som helst verktøy for å slå sammen PDF-filer, f.eks.: PDF Merge www.pdfmerge.com
Hva bør du sende til oss?
Du bør sende til oss: kjøpsfakturaer og kreditnotaer (bortsett fra de du mottar i EHF), alle kvitteringer som utgjør en kostnad for deg, utskrifter fra kassaapparatet ditt (Z2), kontoutskrifter fra banken. I tilfelle tvil, også korrespondanse fra myndigheter.
Kontoutskrifter fra banken
Innen den 5. hver måned sender du oss kontoutskrifter fra banken din. Du bør sende dem til den individuelle e-postadressen i PDF-format og ett av: txt, xls, csv. Sørg for å tittel e-posten Kontoutskrift - dette vil gjøre det lettere for oss å identifisere en slik e-post. Sending av kontoutskrift fra banken i begge formatene er påkrevd. Ikke glem å også legge ved txt-, xls-, csv-formatene - be banken din om hjelp.
Grunnlag for uttak/justering
Hvis du driver et byggefirma eller har overført varer til private formål - bør du gi oss dokumentasjon for slik avhendelse (uttak). Også i tilfelle endring av formål med eiendom eller proporsjoner bør du gi dokumentasjon om gjeldende bruk til avgiftspliktige og fritatte formål (justering). Byggefirmaer som driver egne prosjekter med sikte på senere salg uten MVA - må levere uttaksdokumentasjon med bruk av passende påslag gjennom intern fakturering eller passende dokumentasjon for hver to-måneders MVA-rapporteringsperiode.
Fakturaer fra utenfor Norge
Hvis du har en faktura fra utenfor Norge for tjenester som ikke krever tollbehandling, kan du sende den i den formen du mottok den. Dette kan blant annet være fakturaer for ulike typer tjenester, f.eks. IT-tjenester. I tilfelle du kjøper varer i utlandet, bør du først fortolde dem hver gang. Tollbehandling kan gjøres ved ethvert tollkontor i Norge. Tollbehandling utføres basert på fakturaen fra utlandet og kan også gjøres elektronisk, f.eks. i Excel. Etter tollbehandling av varene sender du oss som én PDF-fil fakturaen fra utlandet og tolldokumentene. Du vil også motta en separat faktura fra tollkontoret - den utgjør din kostnad og du bør sende den som en separat fil.
Kjøp av bil eller bruk av privat bil
I tilfelle kjøp av firmabil vil vi registrere den som et anleggsmiddel. Alle andre forpliktelser basert på registreringsnummeret. Registreringsnummeret bør være inkludert i kjøpsavtalen, hvis ikke - send det til oss separat. Hvis du legger til en privat bil du vil bruke til forretningsformål, eller din ansatt vil bruke sin bil til forretningsformål, følg instruksjonene. Send oss også en e-post uten vedlegg med tittelen: Ny bil og innhold som inneholder minst registreringsnummeret og informasjon om at det er din (eller ansattes) private bil. Etter å ha sendt e-posten bør du føre kjørebok og sende oss et sammendrag for hver måned. Mal for kjørebok finner du her, og eksempel på utfylt kjørebok finner du her.
Regelmessig sending av dokumenter er ekstremt viktig for å føre pålitelig regnskap. Derfor ber vi deg om å sende dokumenter løpende. E-postadressen for dokumenter er aktiv 24 timer i døgnet - et bilde og sending av e-post er nok.
Ansatte
Hvis du vil ansette en medarbeider, må du oppfylle alle lovpålagte forpliktelser, som vi har beskrevet kort nedenfor. Ved å samarbeide med oss forventer vi at du overholder alle arbeidsforskrifter. Sørg for å sende oss all viktig informasjon knyttet til ansettelse - inngåelse av avtale, endringer, fri, ferie, oppsigelser.
Før ansettelse
Du bør sjekke forskriftene som regulerer ansettelse av en arbeidstaker i din bransje. Det kan være nødvendig å få HMS-kort (f.eks. bygg og rengjøring), passende utdanning (f.eks. direktør i forsikringsselskap) og andre krav. Opprett også en separat skattekonto i banken din (banken vil vite hva du mener).
Lønn
Pass på å oppfylle lovpålagt minstelønn, du finner den her. Lønnen må være i kontrakten. Husk også tillegg for overtid minimum 40% og feriepenger.
Kontrakt
Du bør inngå en skriftlig kontrakt med hver ansatt. Vi anbefaler å bruke maler tilgjengelig her. Du må sende kontrakten til oss.
HMS-opplæring
Hver av dine ansatte bør gjennomgå minst minimal opplæring i helse, miljø og sikkerhet. Du bør også føre lovpålagt dokumentasjon på dette området. Vi anbefaler at du gjør deg kjent med lenker om HMS: www.arbeidstilsynet.no/hms/
Arbeidstid og oppgaver
Husk at i din bransje har du plikt til å registrere arbeidstimer og for eksempel prosjekter som din ansatt deltar i eller tjenester som din ansatt har utført. Bruk et passende system eller dokumenter timer elektronisk, f.eks. i Excel. Vi anbefaler å sende dokumentasjon i PDF til oss for arkiveringsformål.
Utbetalinger
Du bør kun utbetale lønn basert på data du mottar fra oss. Innen den 5. i hver måned bør du gi oss for hver ansatt: bruttolønn, antall arbeidstimer, eventuelle tillegg inkludert overtid, privat bruk av firmabil, dietter, feriepenger. Vi informerer deg om hvor mye nettopenger som skal overføres til den ansattes konto og hvor mye som skal overføres til skattekontoen.
Ferie og feriepenger
Husk at din ansatt har rett til ferie i henhold til kontraktsavtaler (minimum 25 virkedager - lørdag er også en virkedag). Han/hun skal også betales feriepenger i henhold til avtalene. Arbeidstakeren har rett til å motta all ferie og feriepenger innen 30. september.
Endringer og oppsigelser
Sørg for å umiddelbart rapportere alle endringer i kontrakten, inkludert f.eks.: endring av timesats, arbeidstid, stilling osv. Alle endringer må registreres. Ved oppsigelse husk å overholde oppsigelsesfristen og retningslinjene for oppsigelser: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/oppsigelse/
Husk at grunnlaget for god drift av bedriften din er lovlig samarbeid med ansatte. Manglende overholdelse av reglene fastsatt av arbeidsmiljøloven kan føre til konflikter og tvister, til og med rettslige.
Viktige regler
Nedenfor er en liste over regler som vi ikke klarte å inkludere andre steder, men som er viktige i det generelle samarbeidet med regnskapsfører. De er også bindende.
Svar på e-poster
Som en del av vårt samarbeid spør vi om forskjellige ting knyttet til dokumentene dine. Dessverre vet vi ofte ikke om en overføring vi sendte er privat. De vi er sikre på sender vi direkte - de vi ikke er sikre på spør vi først om. Manglende svar kan føre til ugunstig bokføring av dokumentet som en privat utgift.
Konsulter større utgifter
Det er viktig at du vet om en gitt utgift kan kvalifiseres som en kostnad. Din utgift kan vise seg å være en privat utgift i henhold til forskriftene, og vi vil ikke kunne kvalifisere den som en kostnad. For eksempel vil en stor gave til en ansatt bli behandlet på denne måten.
Send dokumenter regelmessig
Forsinkelser i sending kan også føre til forsinkelser i sending av rapporter, noe som kan utsette deg for myndighetsbøter.
Sjekk dokumentasjon fra oss
Vi må ofte dedusere at en overføring også inneholdt renter til leverandøren, eller at du betalte en privat utgift fra firmakontoen. Derfor bør du se gjennom dokumentasjonen fra oss og hvis det er uoverensstemmelser - informer oss om det.
Oppsummert - vi prøver å samarbeide. Vi er fleksible, men vi holder oss til reglene :).
