Hvilke plikter har arbeidsgiver overfor en sykmeldt arbeidstaker?

Hei, en ansatt i montasjeteamet fikk sykmelding i noen uker, og nå har jeg rota meg litt bort. Skal jeg bare betale sykepenger, eller må jeg også ordne møter og sjekke hva personen gjør?

Når en ansatt blir syk, utløses økonomiske, administrative og organisatoriske plikter. Omfanget av dem endrer seg etter hvor lenge fraværet varer, så du må følge med både på de første 16 kalenderdagene og på senere frister for kontakt og samarbeid med NAV.

I denne artikkelen forklarer vi hvilke dokumenter du skal ta imot, når du skal utbetale ytelsen, hvordan arbeidet kan tilrettelegges, og hvor grensene går for kontroll av den ansatte. Beløpene og reglene som oppgis, gjelder per 1. oktober 2026.

Fra sykdomsmelding til mottak av dokumentasjon

Pliktene gjelder alle arbeidsgivere, inkludert AS og ENK som har ansatte. Eieren av et ENK er ikke ansatt i egen virksomhet, mens eieren av et AS som er ansatt i sitt eget selskap, er underlagt de vanlige reglene for ansatte.

Den ansatte bør informere deg om sykdommen så raskt som mulig. Retten til ytelse fra arbeidsgiveren oppstår tidligst fra dagen fraværet meldes, med mindre den ansatte objektivt sett ikke kunne gi beskjed tidligere.

Fraværet kan dokumenteres med:

• egenmelding - den ansattes egen erklæring om sykdom,
• sykmelding - en sykmelding utstedt av lege eller annen autorisert behandler.

Retten til å bruke egenmelding oppstår etter minst 2 måneders ansettelse. Lovens minimumsregler gir adgang til opptil 3 kalenderdager om gangen, maksimalt 4 ganger i løpet av 12 måneder. Bedriften kan gi videre rettigheter, for eksempel 8 dager om gangen og 24 dager i løpet av et år.

Når den ansatte er tilbake, kan du kreve skriftlig bekreftelse på egenmeldingen. Du kan også frata den ansatte retten til å bruke denne ordningen dersom du har saklig grunn. Før du tar en beslutning, må du gi den ansatte mulighet til å uttale seg, og etter 6 måneder må du vurdere begrensningen på nytt.

Ved starten av fraværet skal du:

1. Registrere dagen og måten sykdommen ble meldt på.
2. Kontrollere retten til egenmelding eller den mottatte sykmeldingen.
3. Fastsette den første hele fraværsdagen.
4. Spørre om forventet fraværstid og muligheten for delvis arbeid, uten å kreve diagnose.
5. Sikre helseopplysninger mot tilgang fra personer som ikke trenger dem for å utføre sine oppgaver.

Utbetaling av ytelsen og formaliteter overfor NAV

Arbeidsgiveren betaler sykepenger for de første 16 kalenderdagene med sammenhengende fravær. Dette er arbeidsgiverperioden. Helger og andre fridager som omfattes av sykmeldingen, regnes med, men du utbetaler penger for dagene den ansatte etter planen ville ha mottatt lønn for.

Retten til ytelse fra arbeidsgiveren krever som hovedregel minst 4 ukers ansettelse før sykdommen. Den nøyaktige fordelingen av finansieringen forklarer vi i artikkelen Hvem betaler sykepenger til ansatte - arbeidsgiveren eller NAV?

I ytelsesgrunnlaget inngår blant annet grunnlønn, provisjoner, arbeidsavhengige bonuser og skifttillegg. Vanlig overtidsbetaling og feriepenger øker som hovedregel ikke dette grunnlaget. Et fast overtidstillegg kan tas med.

Du opptjener feriepenger av sykepenger som du selv har utbetalt. Reglene for opptjening beskriver vi nærmere i artikkelen Ferie og feriepenger fra arbeidsgiverens perspektiv - hvilke plikter har vi?

Du rapporterer utbetalingen i a-meldingen sammen med de øvrige lønnsopplysningene. Dersom den ansatte fortsatt er ansatt, rapporterer du fortsatt et aktivt arbeidsforhold. Du kan lese mer om selve rapporteringen i artikkelen Hva er a-melding, og når må den sendes?

Plikter etter den 16. sykedagen

Fra dag 17 overtar NAV som hovedregel finansieringen av ytelsen. Du må sende inntektsmelding, uavhengig av om:

• NAV skal betale pengene direkte til den ansatte, eller om
• bedriften fortsatt skal utbetale ytelsen og søke refusjon.

Inntektsmeldingen må sendes så raskt som mulig etter at de første 16 dagene er over, og den ansatte har søkt om ytelsen. Uten dette dokumentet kan NAV ikke ferdigbehandle søknaden.

Du har ingen generell lovfestet plikt til å fortsette å finansiere utbetalingen etter dag 16. En slik plikt kan imidlertid følge av arbeidsavtalen, en tariffavtale eller fast praksis i bedriften.

Dersom du fortsatt utbetaler penger til den ansatte, kan du søke refusjon opptil grensen på 6G, det vil si 819 294 NOK per år i 2026. Refusjonen kan omfatte en periode på opptil 3 måneder før måneden kravet ble sendt inn. Forsinkelse kan derfor føre til at du mister deler av beløpet.

Kontakt, plan for tilbakeføring og tilrettelegging

En sykmelding fritar ikke arbeidsgiveren fra plikten til å opprettholde passende kontakt med den ansatte. Du bør så tidlig som mulig avklare om personen kan utføre en del av arbeidsoppgavene eller komme tilbake med en endret organisering av arbeidet.

Plikten til tilrettelegging av arbeidet kan omfatte:

• endring av arbeidstid eller arbeidsplan,
• redusert tempo eller omfang av arbeidsoppgavene,
• midlertidig tildeling av andre oppgaver,
• fysisk og ergonomisk tilrettelegging av arbeidsplassen,
• tilstrekkelig utstyr,
• opplæring eller omskolering,
• vurdering av muligheten for å tilby annet passende arbeid i virksomheten.

Tilretteleggingen kan ikke føre til en urimelig forverring av arbeidsforholdene for andre eller skape risiko for arbeidsmiljøet. Du bør dokumentere løsningene som er vurdert, tiltakene som er iverksatt, og begrunnelsene for å avvise tilgjengelige muligheter.

Planen som skal utarbeides innen den fjerde uken, bør omfatte den ansattes nåværende evne til å utføre oppgaver, mulige tiltak i bedriften, nødvendig hjelp og videre tidsplan. Senest etter 4 uker skal du på eget initiativ sende den til sykmelder.

Planen er unødvendig dersom den ansatte snart kommer tilbake uten behov for tilrettelegging, eller helsetilstanden tydelig utelukker arbeidsrelaterte tiltak. Også da er det lurt å kort dokumentere hvorfor planen ble utelatt.

Grensene for kontroll og vern av arbeidsforholdet

Hva kan ikke arbeidsgiveren kontrollere?

Du kan ikke kreve at den ansatte opplyser om diagnose, behandlingshistorikk eller medisinsk dokumentasjon. Du har heller ingen generell rett til å gjennomføre egne medisinske kontroller, uanmeldte hjemmebesøk eller kreve å få komme inn i boligen.

Du kan spørre om:

• evnen til å utføre konkrete arbeidsoppgaver,
• funksjonsbegrensninger som er relevante for arbeidet,
• muligheten for delvis tilbakeføring,
• nødvendige endringer i arbeidstid, arbeidsplass eller arbeidsoppgaver,
• forventet fraværstid.

Den ansatte har plikt til å samarbeide om planleggingen av tilbakeføringen og beskrive hvilke oppgaver vedkommende kan utføre. Personen trenger ikke å dele private medisinske opplysninger.

Dersom du har konkrete og dokumenterte grunner, kan du bestride retten til ytelsen. Ren mistillit, konflikt med den ansatte eller aktivitet i sosiale medier er ikke nok til å stanse utbetalingen automatisk.

Før ytelsen bestrides, må du gjennomføre en samtale, skrive et notat, informere den ansatte skriftlig og sende begrunnelsen til NAV. Dersom den ansattes rett blir bekreftet, kan bedriften bli pålagt å betale utestående ytelse med renter.

Vern mot oppsigelse

I de første 12 månedene etter at arbeidsuførheten oppstod, kan arbeidsavtalen ikke sies opp på grunn av helt eller delvis fravær som skyldes sykdom eller ulykke. En oppsigelse gitt i denne perioden anses som hovedregel å være knyttet til sykdommen, med mindre arbeidsgiveren sannsynliggjør en annen lovlig grunn, for eksempel en reell nedbemanning.

Etter 12 måneder blir oppsigelse fortsatt ikke automatisk tillatt. Du må vurdere utsiktene til tilbakeføring, tilretteleggingen som er gjennomført, og muligheten for å tilby annet arbeid. Den detaljerte prosedyren forklarer vi i artikkelen Hvordan si opp en ansatt lovlig i Norge?

At retten til sykepenger opphører etter standardperioden på opptil 52 uker, avslutter heller ikke automatisk arbeidsforholdet eller plikten til å vurdere videre tilrettelegging.

FAQ - ofte stilte spørsmål

Oppsummering

• Motta meldingen og dokumentasjonen, og fastsett deretter korrekt 16-dagers arbeidsgiverperiode.
• Betal skyldige sykepenger, opptjen feriepenger, utfør rapporteringen og send inntektsmelding etter dag 16.
• Start kontakten uten unødig forsinkelse, utarbeid en plan innen den fjerde uken og følg de videre fristene for samarbeid.
• Spør om arbeidsevne og muligheter for tilrettelegging, men ikke krev diagnose eller medisinsk dokumentasjon.

Hvis du trenger hjelp til å oppfylle arbeidsgiverpliktene når en ansatt er sykmeldt, ring oss: +47 21 38 38 21. Vi hjelper arbeidsgivere i Norge med å få orden på personal- og lønnsspørsmål på riktig måte.

Artikkelforfatter: Marcin - marcin@efirma.no