Hvordan utstede en faktura i Norge og hva må den inneholde?

God dag, jeg har opprettet ENK i Norge og skal sende min første faktura til en kunde. Kan jeg lage den i Word, hvilket nummer skal jeg bruke, og må jeg legge til MVA?

Dette er et av de vanligste spørsmålene vi får fra personer som driver virksomhet i Norge. I norske regler fungerer fakturaen som salgsdokumentasjon og er grunnlaget for bokføring av inntekt, skatteoppgjør og eventuell MVA.

I denne artikkelen forklarer vi hvordan du utsteder en faktura i Norge i 2026, hva den må inneholde, når du skal legge til MVA, hvordan nummereringen fungerer, hva du gjør etter at du passerer grensen på 50 000 NOK, og hvordan du retter en feilaktig faktura. Vi viser også hvorfor det lønner seg å bruke fakturaprogrammet e-faktury.no i stedet for å lage fakturaer manuelt.

Hva er en faktura og kan den lages manuelt?

En norsk faktura er et regnskapsdokument som bekrefter salg av varer eller utførelse av en tjeneste. Minstekravene til et slikt dokument følger av bokføringsforskriften § 5-1-1, altså de utfyllende reglene til den norske bokføringsloven.

Som hovedregel er det selgeren som utsteder fakturaen. Unntak er bare mulig i særlige tilfeller, for eksempel når dokumentet utstedes av kjøperen i henhold til regler eller skriftlig avtale. I en vanlig ENK- eller AS-virksomhet er det du som selger som er ansvarlig for at fakturaen blir riktig utstedt.

Det viktigste prinsippet er enkelt: fakturaen må være fullstendig, forståelig og mulig å kontrollere i regnskapet. Det holder altså ikke å sende kunden en e-post med beløpet som skal betales.

Kan fakturaen utstedes manuelt?

I praksis har du to standardmuligheter:

1. Utstede faktura i et fakturaprogram med automatisk nummerering.
2. Bruke forhåndsnummererte skjemaer eller blokker fra trykkeri som inneholder firmanavn og organisasjonsnummer.

Du bør ikke lage fakturanumre fritt, for eksempel i Word eller Excel, hvis du ikke har en kontrollerbar, automatisk eller forhåndsnummerert sekvens. Fakturanummereringen må gjøre det enkelt å kontrollere at alle salgsdokumenter er tatt med i regnskapet.

Derfor anbefaler vi vårt fakturaprogram e-faktury.no for fakturering. Det hjelper deg med riktig nummerering, orden på kundedata, fakturaer med eller uten MVA og dokumenter som er i samsvar med norske krav.

Hvis du også bruker et regnskapsprogram (for eksempel Efirma.no), blir det enklere å koble fakturering, bokføring, rapportering og MVA-oppgjør i én prosess.

Hvilket språk skal fakturaen være på?

Fakturaen skal utstedes på et språk som er tillatt etter bokføringsreglene. Følgende språk er godkjent:

• norsk,
• svensk,
• dansk,
• engelsk.

Samisk behandles som norsk språk. I praksis er fakturaer på norsk eller engelsk det tryggeste for polske næringsdrivende i Norge. Hvis du trenger polske hjelpetekster, bør du sørge for at hovedelementene i dokumentet fortsatt er forståelige og i samsvar med norske krav.

Hva må en faktura i Norge inneholde?

Hver faktura skal inneholde bestemte opplysninger. Mangler noen av dem, kan det skape problemer ved bokføring, MVA-fradrag eller ved kontroll.

Obligatoriske elementer på fakturaen

Fakturaen skal minst inneholde:

• fakturanummer,
• dokumentdato, som oftest datoen fakturaen ble utstedt,
• selgers opplysninger,
• kjøpers opplysninger,
• beskrivelse av varen eller tjenesten,
• omfanget av leveransen, for eksempel antall timer, enheter, meter eller arbeidsfaser,
• tidspunkt og sted for levering av varen eller utførelse av tjenesten,
• fakturabeløp,
• betalingsfrist,
• riktig MVA-sats eller informasjon om at MVA ikke er beregnet,
• MVA-beløp angitt i NOK hvis salget er avgiftspliktig,
• totalpris som skal betales.

Hvis én faktura omfatter ulike typer salg, for eksempel en del med MVA og en del uten MVA eller poster med ulike satser, må du vise dem separat. Summer for de ulike satsene skal være adskilt, slik at det er tydelig hva avgiften er beregnet av.

Selgers opplysninger

På fakturaen må du oppgi minst:

• firmanavn,
• norsk organisasjonsnummer,
• adresse, dersom det kreves for den aktuelle virksomhetsformen eller er nødvendig for å identifisere selgeren.

Hvis virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret (MVA-registeret), legger du til bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret. Du får ikke et eget MVA-nummer. MVA-nummeret er ditt ni-sifrede organisasjonsnummer med tillegg av MVA.

Eksempel på skrivemåte:

Org.nr. 999 999 999 MVA

Hvis du driver AS, ASA eller en norsk avdeling av et utenlandsk selskap, altså NUF, skal fakturaen også inneholde ordet Foretaksregisteret. Foretaksregisteret er spesielt viktig for selskaper og avdelinger. For AS, ASA og NUF krever reglene også at hovedkontorets adresse oppgis, og hvis virksomheten er i likvidasjon, må fakturaen vise dette.

Hvis du er interessert i temaet utenlandske avdelinger, omtaler vi det nærmere i artikkelen Når lønner det seg å starte NUF i Norge?.

Kjøpers opplysninger

På fakturaen bør du oppgi minst:

• kjøperens navn,
• kjøperens adresse eller organisasjonsnummer.

Ved transaksjoner med omvendt avgiftsplikt er kjøperens organisasjonsnummer obligatorisk. Hvis kjøperen er registrert i MVA-registeret, skal nummeret være avsluttet med bokstavene MVA.

Det er lurt å kontrollere motpartens opplysninger i Enhetsregisteret ved hjelp av grunnopplysningene Nøkkelopplysninger i Brønnøysundregistrene. Der kan du blant annet sjekke organisasjonsnummer, foretaksform, adresse og informasjon om registrering i MVA-registeret og Foretaksregisteret.

Nummerering, dato og utstedelsestidspunkt

Fakturanummeret er ikke et spørsmål om estetikk. Det er en del av regnskapskontrollen. Fakturaer må ha fortløpende, automatisk eller forhåndsnummerert nummerering, slik at man kan kontrollere at dokumentene er komplette.

Riktig nummerering bør være:

• fortløpende,
• kontrollerbar,
• tildelt automatisk av programmet eller basert på forhåndsnummererte skjemaer,
• uten hull som ikke kan forklares i dokumentasjonen.

Du bør ikke begynne med et tilfeldig nummer, slette fakturaer fra systemet eller endre nummereringen i ettertid. Hvis du gjør en feil i en faktura, sletter du den som hovedregel ikke fra historikken, men utsteder en kreditnota (kreditnotat, korrigerende dokument), som vi skriver om lenger ned.

Du skal utstede faktura så raskt som mulig og senest én måned etter levering av varen eller utførelse av tjenesten, med mindre det gjelder særlige regler for den aktuelle situasjonen. Ved månedlig fakturering kan leveranser faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden.

Viktig praktisk regel: et dokument utstedt i løpet av de første 15 virkedagene i måneden kan angi den siste dagen i foregående måned som dokumentdato, dersom varen eller tjenesten da allerede var levert eller utført.

MVA på fakturaen - når skal du legge til avgift?

MVA (merverdiavgift, den norske merverdiavgiften) er en avgift som legges til de fleste varer og tjenester. Virksomheten krever den inn fra kunden og gjør opp med myndighetene. Samtidig kan den, etter registrering i MVA-registeret, som hovedregel trekke fra MVA på næringskjøp knyttet til avgiftspliktig omsetning.

Registreringsgrensen i 2026

I 2026 oppstår obligatorisk registrering i Merverdiavgiftsregisteret etter at du har passert 50 000 NOK i MVA-pliktig omsetning i en hvilken som helst 12-månedersperiode.

For veldedige og allmennyttige organisasjoner er grensen 140 000 NOK.

Bare omsetning som omfattes av MVA skal regnes med i grensen. Salg av varer eller tjenester som er unntatt fra MVA-reglene, teller ikke med i registreringsgrensen.

Før registrering har du ikke lov til å utstede fakturaer med MVA. Dette er veldig viktig. Hvis du ennå ikke er registrert i MVA-registeret, skal du fakturere uten MVA, selv om du forventer at du snart vil passere grensen.

Hva gjør du når en faktura passerer grensen på 50 000 NOK?

Hvis fakturaen du nettopp utsteder fører til at grensen på 50 000 NOK passeres, følger du denne praktiske prosedyren:

1. Du utsteder fakturaen uten MVA.
2. Du informerer kunden om at det etter registreringen vil bli utstedt en tilleggsfaktura for MVA.
3. Du registrerer virksomheten i MVA-registeret.
4. Etter at registreringen er bekreftet, utsteder du en MVA-faktura knyttet til fakturaen som passerte grensen.
5. Deretter utsteder du de neste fakturaene med MVA.

Du legger ikke til bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret før registreringen er bekreftet. Det gjør du først etter at innføringen i MVA-registeret er bekreftet.

MVA-satser i 2026

De gjeldende grunnsatsene for MVA i Norge i 2026 er som følger:

Fra 1. juli 2025 ble MVA-satsen for vann- og avløpstjenester redusert fra 25% til 15%, så i 2026 brukes allerede 15%-satsen.

Husk at MVA-beløpet på fakturaen må oppgis i NOK, selv om oppgjøret med kunden skjer i utenlandsk valuta.

Salg uten MVA, 0% sats og blandet omsetning

Ikke alt salg uten MVA betyr det samme. I Norge må man skille mellom omsetning som er unntatt fra MVA, og omsetning som er omfattet av MVA-reglene, men har 0% sats.

Omsetning unntatt fra MVA. Noen tjenester, for eksempel helsetjenester, utdanning og kultur, er unntatt fra MVA-reglene. Ved slikt salg beregner du ikke MVA, det gir ikke rett til registrering i MVA-registeret, du tar det ikke med i grensen på 50 000 NOK, og du trekker ikke fra MVA på kjøp som bare er knyttet til slik omsetning.

0% sats. Noe omsetning er omfattet av MVA-reglene, men beskattes med 0%. Dette gjelder blant annet eksport, salg av bøker i siste ledd i omsetningen, salg av aviser og brukte biler. Slik omsetning kan gi rett til registrering i MVA-registeret og fradrag for inngående MVA, selv om satsen på fakturaen er 0%.

Blandet omsetning. Hvis du i samme virksomhet har aktivitet med og uten MVA, må du passe på fordelingen. Du legger bare til MVA på den avgiftspliktige delen. Kjøp som brukes både til avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning, krever forholdsmessig fordeling av inngående MVA.

Elektronisk faktura, PDF og EHF

Det er viktig å skille mellom en vanlig faktura sendt på e-post og en elektronisk faktura i norsk betydning.

En elektronisk faktura er en datafil som mottakeren kan importere og behandle automatisk i sitt regnskapssystem (for eksempel Efirma.no). En PDF sendt på e-post er ikke en elektronisk faktura i denne tekniske betydningen, selv om mange kunder i praksis aksepterer PDF som leveringsform.

Når trengs EHF-faktura?

EHF-faktura (elektronisk faktura i den norske EHF-standarden) er særlig viktig ved salg til offentlig sektor.

Ved offentlige anskaffelser som omfattes av anskaffelsesreglene, som hovedregel over 100 000 NOK uten MVA, må fakturaen være elektronisk og i samsvar med EHF-standarden. Fakturering til offentlig sektor skjer gjennom Peppol-nettverket, og utenlandske virksomheter bruker standarden Peppol BIS Billing 3.0.

Hvis faktureringssystemet ditt ikke støtter EHF, kan du bruke en webportal for fakturering som gjør det mulig å sende en slik faktura.

Hvordan utstede en faktura trinn for trinn?

Nedenfor viser vi en praktisk prosedyre for ENK og AS.

Trinn 1: Kontroller organisasjonsnummeret til virksomheten

Før du utsteder den første fakturaen, må virksomheten ha et organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret (enhetsregisteret). Organisasjonsnummeret består av 9 siffer og identifiserer virksomheten i kontakt med kunder, bank, regnskap og myndigheter.

Hvis du nettopp etablerer virksomheten, skjer registrering av AS, ENK eller endringer i registrene via Samordnet registermelding i Altinn.

Trinn 2: Kontroller MVA-status

Før du utsteder fakturaen, må du avklare om virksomheten er registrert i MVA-registeret.

• Hvis du ikke er registrert, utsteder du faktura uten MVA.
• Hvis du er registrert, utsteder du faktura med riktig MVA-sats, med mindre salget er uten MVA eller med 0% sats.
• Etter registrering legger du til MVA etter organisasjonsnummeret på fakturaen.

Trinn 3: Bruk et fakturaprogram

Velg et verktøy som sikrer riktig nummerering og fullstendige opplysninger. For fakturering anbefaler vi e-faktury.no, spesielt hvis du vil unngå feil med numre, MVA, kundedata og betalingsfrister.

Hvis du fører regnskap i et regnskapsprogram (for eksempel Efirma.no) eller bruker regnskapstjenester (for eksempel Efirma Regnskap AS), må du sørge for at fakturaene kommer inn i regnskapet på en komplett og oversiktlig måte.

Trinn 4: Fyll ut fakturaopplysningene

På fakturaen fyller du inn:

• fakturanummer og dato,
• selgers opplysninger,
• kjøpers opplysninger,
• beskrivelse av tjenesten eller varen,
• dato og sted for levering eller utførelse av tjenesten,
• antall enheter, timer eller annet omfang,
• enhetspris og sum,
• riktig MVA-sats,
• MVA-beløp i NOK,
• betalingsfrist,
• kontonummer for betaling,
• eventuell markering av omvendt avgiftsplikt.

Ved omvendt avgiftsplikt (altså når kjøperen beregner MVA, og ikke du) bør fakturaen inneholde merket: "Omvendt avgiftsplikt - Merverdiavgift ikke beregnet".

Trinn 5: Send fakturaen og bokfør salget

Etter at fakturaen er utstedt, sender du den til kunden og sørger for at den blir bokført. Hvis du er registrert i MVA-registeret, blir salget fra fakturaen grunnlaget for rapportering i mva-meldingen (MVA-meldingen).

Hva skjer etter at fakturaen er utstedt?

Å utstede fakturaen er ikke slutten. Nedenfor samler vi de viktigste pliktene som dukker opp etter at dokumentet er sendt til kunden: korrigeringer, MVA-rapportering, nettsalg, oppbevaring og innkreving av krav.

Feil på fakturaen - når skal du utstede kreditnota?

Hvis du har utstedt en feilaktig faktura eller må endre den, bruker du en kreditnota (kreditnotat, korrigerende dokument som erstatter tidligere faktura). Kreditnotaen er underlagt de samme dokumentasjonskravene som fakturaen.

Kreditnotaen bør inneholde en henvisning til fakturaen som korrigeringen gjelder. Dette gjør det mulig å knytte korrigeringen tydelig til det opprinnelige dokumentet.

Du utsteder kreditnota for eksempel når:

• beløpet på fakturaen var feil,
• du brukte feil MVA-sats,
• kunden returnerte varen,
• det ble gitt rabatt etter at fakturaen ble utstedt,
• fakturaen ble utstedt til feil mottaker.

Ikke rett den gamle fakturaen ved å slette den fra systemet og utstede en ny med samme nummer. I regnskapet er historikken til dokumentene viktig.

Rapportering av MVA etter fakturering

Etter registrering i MVA-registeret leverer de fleste virksomheter mva-melding seks ganger i året, altså annenhver måned. Denne mva-meldingen viser utgående MVA fra salg og inngående MVA fra næringskjøp.

De vanlige fristene for rapportering og betaling av MVA i 2026 ser slik ut:

Mva-melding må også leveres når det ikke har vært omsetning i perioden.

Små virksomheter kan etter minst ett år i MVA-registeret søke om årsoppgjør for MVA hvis omsetningen er under 1 million NOK. Fristen for årsdeklarasjonen og betalingen er 10. mars året etter inntektsåret, og fristen for å søke om årsoppgjør er 1. februar i inntektsåret.

Virksomheter som ikke er registrert i MVA-registeret, men som kjøper tjenester fra utlandet som omfattes av omvendt avgiftsplikt, må huske deklarasjon for omvendt avgiftsplikt når kjøpene i kvartalet overstiger 2 000 NOK uten MVA.

Nettsalg og faktura

Nettsalg dokumenteres etter de vanlige reglene for kredittsalg, altså med faktura. Dette gjelder for eksempel nettbutikk, app eller en tjeneste som bestilles og betales på nett.

Nettsalg foreligger når kunden både bestiller og betaler i en nettbasert løsning uten fysisk oppmøte på salgsstedet. Hvis kunden bestiller på nett, men henter og betaler i butikken, er det vanlig kontantsalg.

Oppbevaring av fakturaer

Fakturaer for salg og kjøp er grunnleggende regnskapsdokumentasjon. Som hovedregel skal de oppbevares i 5 år.

Støttedokumentasjon, for eksempel avtaler, korrespondanse eller dokumenter som inneholder tilleggsinformasjon av betydning, oppbevares vanligvis i 3,5 år. Hvis fakturaen viser til en avtale i stedet for å inneholde fullstendig informasjon, kan avtalen bli primærdokumentasjon og må da oppbevares like lenge som fakturaen.

Fakturaer kan oppbevares på papir eller elektronisk. Ved elektronisk oppbevaring må du sikre sikkerhetskopier og mulighet for utskrift av dokumentene i hele oppbevaringsperioden.

Regnskapsdata som opprinnelig var tilgjengelige elektronisk, må forbli tilgjengelige elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.

Selv om du bruker en ekstern leverandør eller regnskapstjenester (for eksempel Efirma Regnskap AS), ligger ansvaret for korrekt oppbevaring av dokumentene fortsatt hos næringsdrivende.

Betalingsfrist, renter og innkreving

Fakturaen må inneholde en betalingsfrist. Hvis fristen er oppgitt på fakturaen, kan forsinkelsesrenter beregnes fra dagen etter at betalingsfristen er utløpt. Hvis frist ikke er oppgitt, kan renter tidligst beregnes 30 dager etter fakturadato.

I 2026 er den aktuelle lovbestemte forsinkelsesrenten for perioden 1. januar 2026 - 30. juni 2026 12,00% per år.

Aktuell standardkompensasjon for skyldnere som er næringsdrivende, offentlige organer og andre juridiske personer er 460 NOK fra 1. januar 2026. Satsene fastsettes hvert halvår.

Purring (betalingspåminnelse) med gebyr kan sendes tidligst 14 dager etter betalingsfristen. Den må være skriftlig, ha en 14-dagers betalingsfrist og angi hva kravet gjelder. Et eksempel på standard purregebyr er 35 NOK.

Inkassovarsel (varsel før innkreving) kan sendes dagen etter betalingsfristen hvis du ikke tar gebyr. Hvis det skal inneholde gebyr, må du vente 14 dager etter den opprinnelige betalingsfristen, merke dokumentet som "Inkassovarsel" eller "Varsel om inkasso" og gi 14 dager til betaling.

Vanlige feil ved fakturering

I praksis ser vi oftest følgende problemer:

• utstedelse av fakturaer med MVA før registrering i MVA-registeret,
• manglende tillegg av MVA etter organisasjonsnummeret etter registrering,
• manglende ordet Foretaksregisteret på fakturaen til AS, ASA eller NUF,
• manuell, ukontrollert nummerering av fakturaer,
• manglende dato og sted for utførelse av tjenesten,
• manglende betalingsfrist,
• sammenblanding av poster med ulike MVA-satser uten separat spesifikasjon,
• retting av faktura ved å slette dokumentet i stedet for å utstede kreditnota,
• manglende oppbevaring av fakturaer i de påkrevde 5 årene.

Mange av disse feilene kan reduseres ved å bruke fakturaprogrammet e-faktury.no og et riktig ført regnskap i et regnskapsprogram (for eksempel Efirma.no).

FAQ - ofte stilte spørsmål

Oppsummering

• Faktura i Norge er salgsdokumentasjon og må blant annet inneholde nummer, dato, partenes opplysninger, beskrivelse av ytelsen, beløp, betalingsfrist og riktige opplysninger om MVA.
• I 2026 er grensen for registrering i MVA-registeret over 50 000 NOK i MVA-pliktig omsetning i en hvilken som helst 12-månedersperiode. Før registrering har du ikke lov til å fakturere med MVA.
• Fakturanummereringen må være kontrollerbar, derfor er det best å bruke fakturaprogrammet e-faktury.no.
• En feilaktig faktura korrigeres med kreditnota, og fakturaer oppbevares som hovedregel i 5 år.

Trenger du hjelp med fakturering, MVA eller regnskap i et norsk selskap? Ta kontakt med oss. Vi er tilgjengelige mandag til fredag kl. 9:00 - 21:00 på nummer +47 21 38 38 21.

Artikkelforfatter: Marcin - marcin@efirma.no