Oddział firmy w Norwegii (NUF) – podstawy

Czym jest NUF?

Norskregistrert utenlandsk foretak (NUF) to po norwesku oznacza zarejestrowaną za granicą norweską firmę. Jest to przedsiębiorstwo, które jest zarejestrowane w innym kraju niż Norwegia, ale które zarejestrowało oddział działalności gospodarczej w Norwegii. W takim przypadku, firma jest podległa prawu i regulacjom kraju, w którym jest zarejestrowana, ale musi również dostosować się do norweskich przepisów i wymogów. Takie firmy często są wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej w Norwegii przez zagraniczne spółki, które chcą delegować pracowników oraz sprzedawać towary i usługi na terenie Norwegii.

Nie istnieje wymóg posiadania minimalnego kapitału w celu założenia oddziału firmy w Norwegii (NUF). Firmy zagraniczne, które prowadzą działalność mającą na celu osiągnięcie zysku, są zobowiązane do zarejestrowania się w Rejestrze Foretaksregisteret (czyli niemal wszystkie firmy).

Wymogi względem oddziału firmy w Norwegii

W celu założenia oddziału firmy w Norwegii niezbędne jest posiadanie działalności zagranicą. Może to być działalność jednoosobowa, spółka cywilna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka komandytowa czy nawet spółka akcyjna. Generalnie działalność w dowolnej formie może posiadać zarejestrowany oddział w Norwegii. Dodatkowo niezbędne jest wyznaczenie osoby kontaktowej, która będzie odpowiadać za korespondencję z urzędami oraz ewentualny kontakt telefoniczny. Alternatywnie można wyznaczyć osobę z inną rolą np. dyrektora generalnego, która będzie pełnić taką funkcję.

Tyle wystarczy nam do założenia oddziału firmy w Norwegii. Po przejściu formalności związanych z założeniem działalności niezbędne będzie spełnianie wymogów formalno-prawnych, podatkowych i księgowych na terenie Norwegii. Wymogi te to m.in.:

• Gotowość osoby kontaktowej na kontakt z urzędami w celu złożenia wyjaśnień, odpowiedzi na korespondencję itp. – z reguły kontakt z takimi osobami jest tylko w przypadku niespełnienia innych wymogów lub kontroli ze strony jednego z urzędów norweskich.
• Prowadzenie księgowości według zasad norweskich
• Raportowanie podstawy i wysokości podatku MVA (VAT), pracy pracowników na terenie Norwegii (A-melding), podstawy opodatkowania do rozliczenia rocznego (skattemelding), rocznego sprawozdania finansowego (Årsregnskap)
• Opłacanie podatków według wysokości zaraportowanej w ramach raportów z poprzedniego punktu

W spełnieniu wszystkich wymogów możemy pomóc. Sugerujemy jednak, żeby osobą kontaktową zawsze była osoba powiązana bezpośrednio z firmą i miała pełny dostęp do firmy w portalach urzędowych (altinn.no).

Jak założyć oddział działalności w Norwegii?

W celu założenia filii firmy w Norwegii należy dokonać jej rejestracji w rejestrze firm norweskich (Brønnøysundregistrene). W tym celu można zgłosić się do nas i z przyjemnością pomożemy w tym procesie. Procedura ta składa się z następujących kroków:

1. Wypełnienie formularza dostępnego na stronach urzędu w wersji norweskiej i angielskiej: https://www.brreg.no/wp-content/uploads/BR-1080BM.pdf – jest tam 29 sekcji, wypełnienie błędne może spowodować odrzucenie wniosku i konieczność ponownej wysyłki
2. Dołączenie do formularza aktualnego wyciągu z rejestru firm z firmy głównej zagranicą. Dokument nie może być starszy niż 3 miesiące.
3. Dołączenie dokumentów założycielskich oraz statuty firmy zagranicznej – o ile firma posiada takie w ramach prawodawstwa lokalnego
4. Dołączenie protokołu z posiedzenia zarządu lub innego organu władnego stwierdzający założenie firmy w Norwegii
5. Dołączenie potwierdzenia powołania osoby kontaktowej, dyrektora lub zarządu w ramach oddziału norweskiego
6. Jeśli osoba kontaktowa nie ma norweskiego numeru personalnego lub D-numeru – dołączenie wniosku o wydanie D-numeru wraz z uwierzytelnioną kopią dowodu tożsamości przez notariusza (lub inną instytucję z mocą notarialną – w Norwegii jest również możliwość uzyskania takiej kopii np. na policji)
7. Dołączenie tłumaczenia tych dokumentów na język norweski, angielski, szwedzki lub duński
8. Wysłania kompletu dokumentów na adres rejestru

Niestety dla oddziału firmy w Norwegii jest możliwe tylko złożenie wniosku papierowego w tym momencie. Koszt założenia, poza kosztami ewentualnej pomocy jest dostępny na stronie: https://www.brreg.no/bedrift/gebyr-for-registrering-og-tinglysing/ cena zmienia się z roku na rok i dotyczy jedynie rejestracji.

Obowiązki księgowe

W Norwegii oddział firmy ma obowiązek prowadzenia księgowości. Prowadzenie księgowości można wykonywać samodzielnie na np. polskim programie do księgowości w Norwegii https://efirma.no lub można zlecić firmie księgowej takiej jak nasza. W Norwegii jedynie autoryzowane podmioty mogą prowadzić księgowość. Wymagane jest uzyskanie koncesji z ministerstwa finansów do prowadzenia takiej działalności. Podmioty wykonujące księgowość bez takiej koncesji robią to nielegalnie i mogą narazić siebie oraz swoich klientów na kary finansowe. Pracownicy firmy mogą również prowadzić księgowość firmy bez naruszenia przepisów.

W ramach księgowości istotne jest przygotowanie rachunku zysku i strat oraz balansu księgowego dla firmy głównej. Są to niezbędne dokumenty w celu prawidłowego zaksięgowania zysków i strat po stronie firmy głównej. W ramach różnych modeli działalności i definicji zakładu możliwe są różne scenariusze rozliczania podatku dochodowego, o którym nieco później. Raport powinien zostać dostarczony najlepiej przed terminem ustawowym rozliczenia rocznego w firmie matce.

W Norwegii jedyną formą księgowości dla działalności gospodarczych są księgi handlowe. Nie ma form uproszczonych takich jak w Polsce jak księga przychodów i rozchodów. Konta księgowe w księdze głównej również różnią się, jednakże główne zasady są bardzo proste. Księgi podzielone są na następujące sekcje:

1. Majątek – tutaj znajdują się składniki majątku takie jak pieniądze w banku, samochody, należności od klientów itp.
2. Kapitał i zobowiązania – tutaj znajdują się informacje o kapitale oraz zobowiązaniach podatkowych, wobec dostawców itp.
3. Przychody
4. Koszty związane z materiałami i usługami podwykonawczymi
5. Koszty związane z pracownikami
6. Koszty ogólne działalności
7. Koszty ogólne- druga część, w tym koszty samochodów
8. Ta sekcja dzieli się na kilka podsekcji: 8.0: zyski finansowe, 8.1: koszty finansowe, 8.3: podatki, 8.9: rozliczenie roku

Wszystkie konta zapisuje się w 4-cyfrowej formie np. 1230 – samochód. Konta 1,2 stanowią konta balansu księgowego, a 3-8 to konta rachunku zysków i strat.

Podatek VAT (MVA) dla oddziału

Obowiązek opłacania podatku VAT – w Norwegii zwanym MVA – powstaje w momencie przekroczenia 50.000 koron przychodu normalnie opodatkowanego podatkiem MVA w ciągu ostatnich 12 miesięcy prowadzenia działalności. Oznacza to, że nie jesteśmy płatnikami VAT od momentu rejestracji, a musimy najpierw wystawić faktury lub paragony, żeby nim się stać. Większość firm osiąga bardzo szybko próg rejestracji. Tylko firmy ustawowo zwolnione z podatku MVA nie muszą się rejestrować w rejestrze, są to m.in. branże nauczania, usługi medyczne itp. Inne firmy muszą pilnować progu i pamiętać, że dokument przekraczający próg 50.000 NOK będzie już opodatkowany. Należy również pamiętać, że liczy się każde 12 miesięcy wstecz, więc przykładowo wystawiając pierwszą fakturę w lutym 2023 na 20.000 koron, drugą w październiku 2023 na 20.000 koron, a trzecią w marcu 2024 również na 20.000 koron – nie mamy obowiązku rejestracji. Jednakże wystawiając kolejną fakturę w sierpniu 2024 roku na 20.000 koron – już mamy obowiązek rejestracji.

Rejestracja w MVA odbywa się elektronicznie i polega na wysyłce dokumentów stanowiących podstawę naszych przychodów. Będą to faktury, które normalnie miałyby stawki VAT norweskie: 25%, 15%, 12% i 0%. Tutaj ważna uwaga – należy rozróżniać stawkę 0% od stawki zwolnionej. Stawka 0% obowiązuje na przykład przy sprzedaży aut używanych. Oznacza to, że można odliczyć podatek VAT, a nie naliczamy go.

Rozliczenie podatku MVA zaczynamy od okresu rejestracji. W Norwegii podatek VAT rozlicza się w okresach dwumiesięcznych, pierwszy z nich przypada na styczeń-luty i termin wysyłki oraz zapłaty podatku jest do 10 kwietnia. Czyli generalnie przedsiębiorca ma 1 miesiąc i 10 dni po zakończeniu okresu na raportowanie i rozliczenie podatku. Wyjątkiem jest okres maj-czerwiec, którego termin rozliczenia przypada na 31 sierpnia. Należy pamiętać, że brak raportu w terminie wiąże się z wysokimi karami. Urząd skarbowy na początku przypomina o możliwości nałożenia kary, ale po wyznaczonym dodatkowym terminie nakłada ją w pełnym wymiarze.

Raportowanie podatku MVA polega na wysyłce z systemu komputerowego lub ręcznie (wysyłka manualne nie jest zalecana) formularza VAT. Taki formularz zawiera informacje o podstawie zysków i kosztów z naliczonym podatkiem VAT. Sumarycznie otrzymujemy kwotę do zapłaty lub do zwrotu.

Pracownicy w oddziale norweskim

Temat pracowników to temat rzeka, więc tutaj tylko w skrócie opiszę obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem i rozliczaniem w Norwegii. O czym należy pamiętać przy zatrudnieniu lub delegowaniu pracownika do Norwegii?

• Pracownik powinien mieć norweską umowę o pracę wraz ze stawką odpowiadającą co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu w Norwegii, o ile obowiązuje w danej branży.
• Należy stosować się do norweskiego kodeksu pracy przy pracach na terenie Norwegii. Szczególnie należy zwracać uwagę na przestrzeganie limitów godzinowych pracy, BHP miejsca pracy oraz wypłacania dodatków np. za nadgodziny
• Każdy pracownik, który nawet krótką chwilę pracuje w Norwegii MUSI zarejestrować się w urzędzie skarbowym, wyrobić D-nummer oraz uzyskać kartę podatkową. Pracodawca może w tym pomóc, ale pracownik musi samodzielnie udać się minimum na identyfikację tożsamości w urzędzie skarbowym
• Należy stworzyć odpowiednie warunki bezpiecznej pracy, w tym pomogą eksperci od BHT (bedriftshelsetjenester), którzy pomogą w opracowaniu odpowiednich procedur dotyczących HMS (na polski – BHP).
• W większości przypadków należy założyć 2 filar emerytalny dla pracowników i odprowadzać minimum 2% na taki fundusz. W Norwegii nazywa się to obligatorisk tjenestepensjon – OTP.
• Należy również wykupić obowiązkowe ubezpieczenie wypadkowe w większości branż: yrkesskadeforsikring.
• Raportowanie wynagrodzeń pracowników przez odpowiedni system jest niezbędne. Raportowanie wykonujemy raz w miesiącu do 5-tego dnia miesiąca za wypłacone wynagrodzenia w miesiącu poprzednim. Brak raportowania wiąże się z wysokimi karami pieniężnymi liczonymi dziennie od każdego niezaraportowanego pracownika. Polecamy nasz system https://efirma.no lub skorzystanie z naszych usług rozliczania kadr.
• W przypadku prac budowlanych i w sprzątaniu niezbędne jest również wyrobienie kart HMS dla pracowników
• W wielu branżach są również dodatkowe przepisy np. związane z listami obecności
• Pracownicy również mają prawo do urlopu, na który musisz odkładać minimum 10,2% z wynagrodzenia pracownika

Generalnie podatkowo za pracownika musisz dodatkowo do stawki brutto dopłacić: podatek pracodawcy (od 0% do 14,1% zależnie od miejsca wykonywania prac), dodatek urlopowy (minimum 10,2%), składki na filar emerytalny (minimum 2%). Do tego ubezpieczenia i inne obowiązki. Dlatego typowo musisz doliczyć do wypłaty brutto minimum 30% jako swój koszt. Firmy nierzadko stosują fakturowanie za pracę pracownika 150% – 200% (lub więcej) stawki brutto pracownika. Pracownikowi potrącamy zaliczkę na podatek dochodowy, która może wynosić 20-40% w typowych przypadkach. Zaliczka jest jednak zależna od wielu czynników – najbardziej od szacowanego rocznego wynagrodzenia.

Podatek od dochodu oddziału

W tym temacie należy przede wszystkim zapoznać się z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania między np. Polską a Norwegią. Najistotniejsze jest tutaj dobre zrozumienie definicji zakładu. Zależnie czy spełniamy definicję zakładu czy nie przyjdzie nam płacić odpowiednie podatki w Polsce i Norwegii. Są tutaj 3 opcje:

1. W Polsce mamy firmę, a w Norwegii nasz oddział nie spełnia definicji zakładu. W takiej sytuacji należy wystąpić o brak rozliczenia podatkowego w Norwegii i rozliczyć dochody uzyskane w Norwegii w całości na terenie Polski i tam je opodatkować.
2. W Norwegii mamy oddział, ale z interpretacji przepisów wynika, że prowadzona działalność w Polsce nie jest ani zakładem ani siedzibą główną – wtedy zyski z Polski należy rozliczyć wyłącznie w Norwegii. Jest to bardzo rzadka sytuacja, ale należy o niej wspomnieć.
3. W Norwegii mamy oddział, który spełnia definicję zakładu i nie występuje sytuacja opisana w 2 – wtedy zyski osiągnięte w Norwegii należy opodatkować w Norwegii oraz w Polsce. W Norwegii opodatkowuje się zyski osiągnięte w Norwegii, natomiast w Polsce zyski osiągnięte w Polsce i Norwegii, ale po odjęciu podatków zapłaconych w Norwegii. Ponieważ podatek CIT w Norwegii jest wyższy aktualnie od tego w Polsce często oznacza to, że podatek dodatkowy w Polsce nie wystąpi.

Należy pamiętać, że określenie zakładu jest niezwykle istotne dla poprawnego prowadzenia raportowania w obu krajach. W razie wątpliwości należy skontaktować się z prawnikiem, który pomoże w określeniu właściwej opcji z trzech powyższych. Rozważania te należy powtarzać co roku, gdyż sytuacja może się zmienić w czasie.

Profesjonalna obsługa księgowa Twojego oddziału

W ramach naszych usług oferujemy profesjonalną obsługę księgowo-kadrowo-podatkową Twojego oddziału. Pomagamy zarówno w założeniu, późniejszym prowadzeniu, rozwianiu wątpliwości podatkowych, jak i zamknięciu oddziału jeśli zajdzie taka konieczność. Zapraszamy serdecznie do kontaktu – pomożemy od A do Z .