Personalliste – co to jest?

Personalliste to dokument, który muszą prowadzić niektóre rodzaje firm, takie jak lokale gastronomiczne, usługi cateringowe, salony fryzjerskie, zakłady kosmetyczne, warsztaty samochodowe oraz zakłady pielęgnacji samochodów, podczas gdy zatrudniają pracowników. Lista ta zawiera informacje o wszystkich osobach pracujących w przedsiębiorstwie, zarówno zatrudnionych na stałe, jak i tymczasowo, oraz o ich czasie pracy w ciągu dnia – kiedy zaczynają i kończą. Listę należy przechowywać w miejscu pracy i udostępniać do wglądu w godzinach otwarcia firmy.

Dlaczego prowadzenie listy personelu jest ważne? Przede wszystkim ma to na celu zwalczanie pracy „na czarno”. Skuteczne prowadzenie listy personelu dostarcza dokumentacji, że wszystkie warunki zatrudnienia są spełnione. Skatteetaten, we współpracy z innymi instytucjami, przeprowadza kontrole w celu wykrycia nieuczciwych działań na rynku pracy, co może wiązać się z dość bolesnymi karami finansowymi – dokładne stawki znajdziesz poniżej.

Które branże są zobowiązane do prowadzenia personalliste?

Obowiązek prowadzenia listy personelu dotyczy następujących branż:

1. Lokale gastronomiczne – obejmuje to kawiarnie, restauracje, bary, stoiska uliczne i firmy cateringowe.
2. Salony fryzjerskie i zakłady kosmetyczne – usługi związane z pielęgnacją urody, takie jak zabiegi na twarz, manicure, pedicure, masaż, SPA, zabiegi na rzęsy i brwi, tatuaże, wybielanie zębów oraz piercing. Solarium nie podlega obowiązkowi.
3. Warsztaty samochodowe i zakłady pielęgnacji samochodów – obejmuje warsztaty samochodowe, myjnie samochodowe oraz usługi lakierowania samochodów (biznesy, które są lub powinny być zarejestrowane pod kodem działalności 45 200)

Natomiast są od tego wyjątki:

• Działalność w różnych branżach – jeśli Twoje przedsiębiorstwo przede wszystkim działa w branżach, które nie podlegają obowiązkowi prowadzenia listy personelu, jesteś zwolniony z tego obowiązku. Zasada ta stosuje się, jeśli co najmniej 75% obrotu pochodzi z działalności niepodlegającej obowiązkowi prowadzenia listy.
  Na przykład, hotel, który oferuje zarówno wynajem pokoi, jak i usługi gastronomiczne, może uniknąć obowiązku prowadzenia listy, jeśli przychody z usług gastronomicznych stanowią między 15 a 18% całkowitych dochodów.
• Osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek – osoby samozatrudnione, które nie zatrudniają innych pracowników nie muszą być wpisywane na listę personelu.

Kogo należy wpisywać na personalliste?

Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników, zarówno Ty jako właściciel firmy, jak i zatrudnieni pracownicy, muszą być wpisani na listę personelu każdego dnia, w którym firma jest czynna. Musisz prowadzić personalliste nawet w dni, w których pracujesz samodzielnie. Pracownicy, którzy pracują poza godzinami otwarcia firmy, także muszą być wpisani na listę personelu.

Od tego również mamy wyjątki:

• Małżonek i dzieci do lat 16 – nie jest wymagane prowadzenie listy personelu, jeśli właściciel firmy, jego małżonka i dzieci poniżej 16 roku życia są jedynymi zatrudnionymi. Wyjątek ten nie dotyczy, gdy w firmie jest zatrudnionych więcej akcjonariuszy lub pracowników.
• Wolontariusze i praca nieodpłatna – obowiązek prowadzenia listy personelu dotyczy także tymczasowych działań, niezależnie od tego, czy personel jest zatrudniony na stałe czy pracuje jako wolontariusz. Istnieją jednak wyjątki, na przykład w przypadku restauracji prowadzonych przez stowarzyszenia lub organizacje, których celem jest uzyskiwanie dochodów na potrzeby działalności statutowej (np. kawiarnia kierowana przez klub sportowy).

Jak prowadzić personalliste?

Lista personelu musi być przechowywana w zakładzie pracy i być do wglądu w czasie działania firmy. Powinna zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby zobowiązanej do prowadzenia ewidencji oraz numer organizacyjny przedsiębiorstwa.
• spis wszystkich osób pracujących w przedsiębiorstwie, w tym właściciel, pracownicy nieopłacani i najemni
• imię i nazwisko pracownika oraz numer urodzenia lub D-nummer
• datę i godzinę pracy (początek i koniec dnia roboczego) na każdy dzień roboczy
• W przypadku dokonania korekty należy podać kto i kiedy dokonał korekty.

Możesz prowadzić listę personelu elektronicznie – prowadzenie listy personelu elektronicznie jest dozwolone, o ile spełnione są pewne wymagania. W razie kontroli, musisz być w stanie wydrukować listę na papierze lub zaprezentować ją na ekranie. Jeśli nie możesz wydrukować listy, musisz być w stanie przekazać ją elektronicznie kontrolującemu, na przykład przesłać drogą mailową. Warto skonsultować się z dostawcami systemów rejestrujących czas pracy, aby upewnić się, że spełniają one te wymagania.

Nie można używać arkuszy kalkulacyjnych (np. Excel) ani programów do redagowania tekstu (np. Word), w których można bezpośrednio zmieniać dane. Warto przeczytać dokładne wytyczne dotyczące prowadzenia i prezentowania listy personelu, aby uniknąć nieprzyjemności – znajdziesz je tutaj (klik).

Poza samą listą, wymagane jest przechowywanie dokumentacji potwierdzającej identyfikację osób wpisanych na listę. Może to być np. skan paszportu lub dowodu osobistego.

Personalliste, w tym wszelkie dokumenty powiązane (np. spis kodów pracowników), należy przechowywać przez trzy lata i sześć miesięcy po zakończonym roku, którego dotyczy lista.

czy mogę prowadzić listę ręcznie?

Tak, natomiast musi to być specjalna księga – Skatteetaten dostarcza bezpłatne zeszyty z numerowanymi stronami dla firm, które zdecydują się prowadzić listę ręcznie. Można je zamówić tutaj (klik) lub kontaktując się mailowo pod adresem postekspedisjonen@skatteetaten.no . Należy podać numer, nazwę zamawiającego i adres.

W tych zeszytach można ręcznie wpisywać dane, takie jak imiona, numery identyfikacyjne (D-nummer lub numery personalne), oraz godziny pracy (rozpoczęcia i zakończenia). Numery personalne i D-nummery można zamienić na unikalne kody, jeśli obawiasz się, że numery identyfikacyjne zostaną ujawnione. Kody te muszą być sporządzone na osobnej liście, wraz z przypisanymi numerami personalnymi lub D-nummerami. Ta lista kodów jest uważana za część personalliste i musi być dostępna podczas kontroli.

Jeżeli prowadzisz personalliste ręcznie, należy zastosować księgę oprawioną, w której strony są wstępnie ponumerowane. Zatem nie mogą to być luźne kartki, które wkłada się do segregatora kołowego. Księgę należy prowadzić w taki sposób, aby w prosty sposób umożliwiała przegląd pracowników, którzy są w pracy w poszczególne dni. Następnie pracownicy muszą być wpisani w pierwszą dostępną linię na liście pracowników, tak aby wszystkie wpisy przebiegały w porządku chronologicznym. Nie można pomijać stron w księdze ani tworzyć osobnych stron dla każdego pracownika z osobna. Listy wprowadzane ręcznie należy zawsze spisywać długopisem.
Jeżeli prace są przeprowadzane w różnych lokalizacjach, w każdej lokalizacji musi znajdować się osobna lista personelu. Natomiast jeśli wszystkie operacje są prowadzone z tego samego miejsca, co do zasady należy stosować tylko jedną listę personelu.

Pamiętaj, że jedna księga jest przeznaczona dla jednego przedsiębiorstwa, nie dla każdego oddziału ani osoby zatrudnionej!

Co mi grozi, jeśli nie prowadzę personalliste?

Jeśli Skatteetaten zauważy podczas kontroli, że nie prowadzisz listy, że jest ona prowadzona nieprawidłowo lub występują inne uchybienia, grozi Ci kara. Kara za uchybienia związane z listą personelu wynosi 10-krotność rettsgebyr za pierwsze naruszenie (czyli 12 430 kr) i 20-krotność rettsgebyr, w przypadku ponownego naruszenia w ciągu kolejnych 12 miesięcy (czyli 24 860 kr). Dodatkowo nałożone są kary w wysokości 2-krotności rettsgebyr (2486 kr) za każdą osobę nieobecną na liście podczas kontroli.

Pamiętaj, że kary musi zapłacić przedsiębiorca (pracodawca), a nie pracownik.