Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe w Norwegii?

Dzień dobry, prowadzę ENK od 2022 roku, mam faktury w mailach, paragony w pudełku i część dokumentów u księgowej, ale chcę zamknąć firmę pod koniec 2026 roku. Czy po zamknięciu firmy mogę to wszystko usunąć/wyrzucić? Troszkę się tego nazbierało 😅

Prowadząc firmę w Norwegii, musisz zadbać o własne archiwum księgowe. Dotyczy to zarówno ENK (jednoosobowej działalności), jak i AS (spółki akcyjnej). Obowiązek może obejmować dokumenty papierowe, pliki elektroniczne oraz dane zapisane w systemie.

W tym artykule wyjaśniamy, które dokumenty trzeba zachować, jak liczyć okres przechowywania oraz za co odpowiada przedsiębiorca, biuro księgowe i dostawca programu.

Kogo dotyczy obowiązek i jakie są podstawowe terminy

Obowiązek przechowywania dokumentacji wynika z norweskiej ustawy o prowadzeniu ksiąg. Dotyczy przede wszystkim:

• spółek AS i innych podmiotów sporządzających sprawozdanie finansowe,
• właścicieli ENK, którzy rozliczają dochód z działalności,
• firm zobowiązanych do składania deklaracji MVA (norweskiego VAT),
• pracodawców prowadzących dokumentację wynagrodzeń i potrąceń podatkowych.

Najważniejsze okresy wynoszą 5 lat oraz 3 lata i 6 miesięcy.

Jeżeli dokument dodatkowy jest potrzebny do zrozumienia zapisu księgowego, staje się częścią dokumentacji podstawowej. Przykładowo faktura z opisem „sprzedaż zgodnie z umową” wymaga zachowania tej umowy przez 5 lat, ponieważ bez niej nie da się ustalić, czego dotyczyła transakcja.

Wystawiasz faktury samodzielnie? Zasady ich sporządzania omawiamy w artykule Jak wystawić fakturę w Norwegii i co musi zawierać?, a do fakturowania polecamy e-faktury.no.

Jak liczyć termin i kiedy obowiązuje dłuższy okres

Terminu nie liczymy od dnia wystawienia pojedynczej faktury. Okres zaczyna biec po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczy dokument.

Dla firmy mającej rok obrotowy zgodny z rokiem kalendarzowym terminy wyglądają następująco:

Jeżeli spółka ma przesunięty rok obrotowy, termin trzeba liczyć od daty zakończenia tego roku.

Dokumentacja budowlana i instalacyjna

W branży budowlanej, instalacyjnej i stoczniowej dokumentację rozliczeń projektów trzeba przechowywać przez 10 lat. Obejmuje ona między innymi:

• rozliczenie projektu i zaksięgowane w nim dokumenty,
• oferty oraz kalkulacje,
• rysunki,
• umowy z podwykonawcami,
• karty czasu pracy,
• listy zamówień.

W 2026 roku obowiązek prowadzenia odrębnego rozliczenia projektu dotyczy projektów, których cena ofertowa lub szacowana wartość sprzedaży przekracza 5G, czyli 682 745 NOK bez MVA. Wartość ta wynika z G obowiązującego od 1 maja 2026 roku, wynoszącego 136 549 NOK. G jest aktualizowane co roku, dlatego próg trzeba sprawdzać przed rozpoczęciem większego projektu. Pozostałe obowiązki tej branży omawiamy w artykule Jakie mam obowiązki w firmie budowlanej w Norwegii?

Inwestycje w nieruchomości

Dokumentację dotyczącą budowy, rozbudowy lub przebudowy nieruchomości trzeba przechowywać przez 10 lat po zakończeniu roku obrotowego, jeżeli MVA naliczony przy inwestycji wynosi co najmniej 100 000 NOK i inwestycja podlega zasadom korekty MVA.

Szczególne okresy obowiązują również w wybranych branżach finansowych, naftowych oraz przy czasowej działalności zagranicznych przedsiębiorstw w Norwegii. Przed zniszczeniem dokumentów branżowych trzeba więc sprawdzić, czy nie podlegają terminowi 10- lub 15-letniemu.

W jakiej formie trzeba przechowywać dokumenty

Dokumenty mogą być przechowywane na papierze albo elektronicznie. Przez cały wymagany okres muszą być:

• czytelne i kompletne,
• uporządkowane w sposób pozwalający odnaleźć konkretną transakcję,
• chronione przed utratą, zniszczeniem i nieuprawnionymi zmianami,
• możliwe do wydrukowania,
• dostępne podczas kontroli wraz z danymi pozwalającymi prześledzić księgowanie.

Papierowy dokument można zeskanować, a następnie zniszczyć, jeżeli skan jest kompletny, czytelny i został objęty kopią zapasową. Wyjątki mogą dotyczyć dokumentów, dla których przepisy szczególne wymagają czasowego zachowania papierowego oryginału, na przykład niektórych kart czasu pracy w budownictwie.

Kopia zapasowa jest obowiązkowa

Elektroniczna dokumentacja księgowa wymaga oddzielnego backupu. Częstotliwość tworzenia kopii trzeba dopasować do liczby transakcji i charakteru działalności, a możliwość jej odtworzenia sprawdzać co najmniej raz w roku.

Firma powinna posiadać wykaz określający:

• jakie dane są kopiowane,
• jak często wykonywany jest backup,
• gdzie znajduje się oryginał,
• gdzie przechowywana jest kopia.

Taki wykaz również trzeba zachować przez 5 lat po zakończeniu roku obrotowego.

Dane, które pierwotnie były dostępne elektronicznie, muszą pozostać dostępne w tej formie przez 3 lata i 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Nie skraca to pięcioletniego terminu dla faktur i podstawowych danych. Oznacza jedynie, że przez pierwsze 3,5 roku system musi pozwalać na elektroniczny dostęp, kontrolę i eksport.

Od 1 stycznia 2027 roku fakturę elektroniczną trzeba będzie przechowywać również w jej pierwotnym, ustrukturyzowanym formacie. Jeżeli oryginałem jest plik przeznaczony do automatycznego przetwarzania, sam PDF lub wydruk może nie wystarczyć.

Gdzie może znajdować się archiwum?

Papierową dokumentację należy zasadniczo przechowywać w Norwegii. Dane elektroniczne mogą znajdować się w innym państwie EOG, Wielkiej Brytanii lub Szwajcarii, jeżeli firma pisemnie poinformuje Skatteetaten o:

• rodzaju przechowywanych dokumentów,
• miejscu ich przechowywania,
• sposobie zapewnienia norweskim organom dostępu.

Dokumenty muszą być niezwłocznie dostępne, czytelne i możliwe do wydrukowania w Norwegii. Przechowywanie poza tym obszarem wymaga indywidualnej zgody Skatteetaten. Przy korzystaniu z chmury trzeba sprawdzić faktyczną lokalizację serwerów i backupu, a nie wyłącznie adres siedziby dostawcy.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy, biura księgowego i programu

Za przechowywanie dokumentacji ostatecznie odpowiada przedsiębiorca. Zlecenie księgowości lub archiwizacji zewnętrznemu podmiotowi nie przenosi odpowiedzialności wynikającej z przepisów.

Przy zmianie biura księgowego (np. Efirma Regnskap AS) lub programu księgowego (np. Efirma.no) pobierz pełne archiwum dokumentów, raportów, danych księgowych oraz specyfikacji kont, klientów i dostawców. Sam plik PDF z rocznym zestawieniem nie pozwala zwykle odtworzyć pełnej historii księgowań.

Altinn i systemy Skatteetaten nie stanowią firmowego archiwum. Wysłanie deklaracji lub raportu nie zastępuje własnej kopii dokumentu ani backupu.

Zamknięcie ENK lub likwidacja AS także nie skraca terminów. Po zamknięciu ENK za archiwum nadal odpowiada właściciel. Przy likwidacji AS zabezpieczenie dokumentacji należy do zarządu likwidacyjnego. Jeżeli rozważasz zakończenie działalności spółki, osobno omawiamy zamykanie spółki AS.

W związku z kontrolą Skatteetaten może nakazać przechowywanie podstawowej dokumentacji dłużej niż 5 lat. Za niewykonanie nakazu księgowego w 2026 roku może zostać naliczona kara 1 345 NOK za każdy dzień, maksymalnie do 1 000 000 NOK.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Podsumowanie

• Faktury, dokumenty bankowe, płacowe i główne dane księgowe przechowuj zasadniczo przez 5 lat po zakończeniu roku obrotowego.
• Umowy, zamówienia i inną dokumentację dodatkową przechowuj zwykle przez 3 lata i 6 miesięcy, chyba że są potrzebne do zrozumienia księgowania.
• Dokumentacja budowlana, wybrane inwestycje w nieruchomości i inne szczególne dokumenty mogą podlegać okresowi 10- lub 15-letniemu.
• Korzystanie z księgowego lub systemu nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za dostępność archiwum i backupu.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przechowywaniu dokumentów księgowych, zadzwoń do nas: +47 21 38 38 21. Pomożemy Ci uporządkować księgowość firmy w Norwegii.

Autor artykułu: Marcin - marcin@efirma.no