Umowa
W ramach umowy, którą podpisujemy obowiązują nas zasady. W tym miejscu możesz przeczytać skrót zasad wraz z krótkimi wyjaśnieniami.
Upoważnienia do danych
Podpisując umowę upoważniasz nas do działania w Twoim imieniu w takich np. Pobierania informacji z Altinn, wysyłki raportów, działania z rewizorem itp.
Terminy wysyłki dokumentów
Powinieneś przesyłać dokumenty księgowe do 10-tego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni oraz wypłaty dla swoich pracowników do 5-tego.
Cena usługi
Cena jest szczegółowana zawsze na naszej stronie internetowej w sekcji cennik. O aktualizacji informujemy z odpowiednim wyprzedzeniem.
Rozwiązanie współpracy
Dajemy sobie i Tobie 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Zależnie od sytuacji możemy skrócić ten okres jeśli tak będzie łatwiej dla nas obojga.
Zadania księgowe
Co lubimy najbardziej – zajmujemy się kompleksową księgowością – księgowaniem, rozliczeniem rocznym i kadrami. W Twojej gestii leży fakturowanie i płatności.
Potwierdzenie tożsamości
W każdym przypadku Twoja tożsamość musi być potwierdzona przez wysyłkę dokumentu oraz podpisy dwóch świadków. Jest to wymóg ustawowy.
Postanowienia umowne zostały wykonane w oparciu o standardową umowę proponowaną przez Regnskap Norge – zrzeszenie księgowowych. Umowa jest długa, gdyż odpowiednie ustawy wymagają zawarcie wielu punktów dotyczących np. Ochrony danych osobowych. Staramy się spełniać wszystkie przepisy ustaw dotyczących księgowości.
Dokumenty
Do 10-tego każdego miesiąca powinieneś przesłać wszystkie dokumenty księgowe wystawione lub otrzymane w poprzednim miesiącu. Dokumenty powinieneś przesyłać w postaci skanów w formie pliku PDF lub jpg na specjalny adres podany w umowie. Nie przyjmujemy dokumentów papierowych.
Faktury otrzymane mailem
Kliknij "przekaż dalej" w swoim programie do poczty elektronicznej i prześlij na swój indywidualny email faktury, które wysyłają Ci nam dokumentów elektronicznych od kontrahentów, którzy wysyłają je w formie EHF oraz faktur wychodzących wystawionych w e-faktury.no. Mamy je u siebie i zakładać nie musimy.
Jeden plik = jeden dokument
Pamiętaj również zasadę: jeden plik odpowiada jeden dokumentowi. Jeśli Twój dokument jest na wielu stronach – zeskaniuj je do jednego pliku PDF. Jeśli Twój skaner tego nie umożliwia – dowolne narzędzie łączące pliki PDF np.: PDF Merge www.pdfmerge.com
Co powinieneś do nas przesłać?
Powinieneś przesłać do nas: faktury zakupu i kreditnoty (poza tymi, które otrzymujesz w EHF), wszelkie paragony stanowiące dla Ciebie koszt, wyciągi z Twojej kasy fiskalnej (Z2), wyciągi z banku. W najniższej umowie i korespondencję z urzędu.
Wyciągi z banku
Do 5-tego każdego miesiąca prześlij do nas wyciągi z Twojego banku. Powinieneś przesłać je na indywidualny adres e-mail w formie PDF i jednym z: txt, xls, csv. Koniecznie zatytułuj e-mail Kontoutskrift – ułatwi nam to identyfikację takiego maila. Wysłanie wyciągu z banku w obu formatach jest wymagane. Nie zapomnij załączyć także formatów txt, xls, csv – poproś o pomoc swój bank.
Podstawy do uttak/justering
Jeśli prowadzisz firmę budowlaną lub przekazałeś rzeczy na cele prywatne – powinieneś dostarczyć nam dokumentację takiego zbycia (uttak). Również w przypadku zmiany przeznaczenia nieruchomości lub proporcji powinieneś dostarczyć dokumentację o aktualnym użyciu na cele opodatkowane i zwolnione (justering). Firmy budowlane prowadzące własne projekty z zamiarem późniejszej sprzedaży bez MVA – muszą dostarczać dokumentację uttak z zastosowaniem odpowiednich narzutów poprzez wewnętrzne fakturowanie lub odpowiednią dokumentację za każde dwa miesiące okresów raportowania MVA.
Faktury zza granicy Norwegii
Jeśli posiadasz fakturę spoza Norwegii na usługi nie wymagające clenia możesz ja przesłać w takiej formie jak ją dostałeś. Może być to m.in. faktury za usługi różnego typu np. informatyczne. W przypadku gdy kupujesz towar za granicą za każdym razem wpierw powinieneś go oclić. Clenia możesz dokonać w dowolnym urzędzie celnym w Norwegii. Clenie odbywa się na podstawie faktury zza granicy i może być wykonane także elektronicznie np. W Excelu. Po ocleniu towaru prześlij nam jako jeden plik PDF fakturę zza granicy i dokumenty celne. Oddzielnie otrzymasz również fakturę z urzędu celnego – ona stanowi Twój koszt i powinieneś przesłać ją jako oddzielny plik.
Zakup samochodu lub użycie samochodu prywatnego
W przypadku zakupu samochodu firmowego wpiszemy go jako Twój środek trwały. Wszystkie pozostałe zobowiązania na podstawie numeru rejestracyjnego. Numer rejestracyjny powinien być zawarty w umowie kupna sprzedaży, jeśli nie jest – prześlij go nam oddzielnie. Jeśli dodajesz samochód prywatny, który chcesz wykorzystać w celach firmowych lub Twój pracownik chce wykorzystywać swój samochód w celach firmowych postępuj zgodnie z instrukcją. Prześlij nam także mail bez załączników o tytule: Ny bil og treści, w której zawrzesz co najmniej numer rejestracyjny i informację, że jest to Twój (lub pracownika) samochód prywatny. Po przesłaniu maila powinieneś prowadzić księgę pojazdu i przesłać nam podsumowanie każdego miesiąca. Wzorzec księgi pojazdu znajdziesz tutaj, natomiast przykładowe wypełnienie księgi pojazdu znajdziesz tutaj.
Regularna wysyłka dokumentów jest niezwykle ważna w celu prowadzenia rzetelnej księgowości. Dlatego bardzo prosimy o wysłanie dokumentów na bieżąco. Email dokumentowy jest czynny 24 godziny na dobę – wystarczy jedna fotografia i wysyłka maila.
Pracownicy
Chcąc zatrudnić pracownika musisz spełnić wszelkie ustawowe obowiązki, które w skrócie opisaliśmy poniżej. Współpracując z nami liczymi, że przestrzegasz wszystkich przepisów pracowniczych. Koniecznie przesyłaj do nas wszelkie ważne informacje związane z zatrudnieniem – zawarcie umowy, zmiany, wolne, wakacje, zwolnienia.
Przed zatrudnieniem
Należy o sprawdzenie przepisów regulujących zatrudnienie pracownika w Twojej branży. Może być wymagane wyrobienie karty HMS (np. budowlana i sprzątanie), odpowiednie wykształcenie (np. Dyrektor w firmie ubezpieczeniowej) oraz inne wyżyczne. Załóż również osobne konto podatkowe w Twoim banku (bank będzie wiedział o co chodzi).
Wynagrodzenie
Zadbaj o spełnienie ustawowego minimalnego wynagrodzenia, znajdziesz je tutaj. Wynagrodzenie musi się znaleźć na umowie. Pamiętaj również o dodatku za nadgodziny minimum 40% i wynagrodzeniu wakacyjnym.
Umowa
Umowę powinieneś zawrzeć z każdym pracownikiem pisemnie. Zalecamy korzystanie ze wzorców dostępnych tutaj. Umowę musisz wysłać do nas.
Szkolenie HMS
Każdy z Twoich pracowników powinien przejść chociaż minimalne szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy. Powinieneś również prowadzić ustawową dokumentację z tego zakresu. Zalecamy zapoznanie się z linkami dotyczącymi HMS: www.arbeidstilsynet.no/hms/
Godziny pracy i zadania
Pamiętaj, że Twój pracownik branży masz obowiązek rejestrować godziny pracy oraz np. Projekty w których bierze udział czy usługi które wykonał Twój pracownik. Skorzystaj z odpowiedniego systemu albo dokumentuj godziny elektronicznie np. W Excelu. Zalecamy wysyłkę dokumentacji w PDF do nas w celach archiwizacyjnych.
Wypłaty
Wypłaty powinieneś wypłacać wyłącznie na podstawie danych otrzymanych od nas. Do 5-tego dnia każdego miesiąca powinieneś nam podać dla każdego pracownika: wynagrodzenie brutto, liczbę przepracowanych godzin, ewentualne dodatki w tym nadgodziny, użyanie auta firmowego prywatnie, diety, pieniądze wakacyjne. My informujemy Cię ile pieniędzy netto należy przelać na konto pracownika i ile należy przelać na konto podatkowe.
Urlop i pieniądze wakacyjne
Pamiętaj, że Twój pracownik ma prawo do urlopu zgodnie z ustaleniami umownymi (minimum 25 dni roboczych – sobota to również dzień roboczy). Należy mu również wypłacić pieniądze wakacyjne zgodnie z ustaleniami. Pracownik ma prawo otrzymać cały urlop i pieniądze wakacyjne do 30 września.
Zmiany i zwolnienia
Koniecznie i niezwłocznie zgłaszaj wszelkie zmiany w kontrakcie w tym np.: zmianę stawki godzinowej, wymiaru pracy, stanowiska itp. Wszystkie zmiany muszą być rejestrowane. Przy zwolnieniu pamiętaj o zachowaniu okresu wypowiedzenia i wytycznych dotyczących zwolnień: www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/oppsigelse/
Pamiętaj że podstawą Twojego dobrego prowadzenia firmy jest zgodna z prawem współpraca z pracownikami. Brak spełnienia reguł wyznaczonych przez kodeks pracy może być przyczyną konfliktów i sporów nawet sądowych.
Ważne reguły
Poniżej lista reguł, których nie udało się zawrzeć gdzie indziej, ale które są istotne w ogólnej współpracy z księgowym. Są one również obowiązujące.
Odpisuj na maile
W ramach naszej współpracy pytamy o różne rzeczy związane z Twoimi dokumentami. Niestety nie wiemy często czy wysłany przez nas przeleż jest prywatny. Te których jesteśmy pewni kierujemy od razu – te których nie najpierw pytamy. Brak odpowiedzi może spowodować niekorzystne zaksięgowanie dokumentu jako wydatek prywatny.
Konsultuj większe wydatki
Ważne jest żebyś wiedział czy dany wydatek można zakwalifikować jako koszt. Twój wydatek może się okazać wydatkiem prywatnym według przepisów i nie będziemy mogli go zakwalifikować jako koszt. Przykładowo tak zostanie potraktowany duży prezent dla pracownika.
Regularnie wysyłaj dokumenty
Wysyłka z opóźnieniem może się wiązać również z opóźnieniami w wysyłce raportów, co może narazić Ciebie na kary urzędowe.
Sprawdzaj dokumentację od nas
Często musimy dedukować że przeleż zawierał również odsetki dla kontrahenta czy, że zapłaciłeś prywatny wydatek z konta firmowego. Dlatego przeglądnij dokumentację od nas i w razie niezgodności – poinformuj nas o tym.
Podsumowując – staramy się współpracować. Jesteśmy elastyczni, ale trzymamy się zasad :).
