Våre verdier er det viktigste
Vi tror på et varig samarbeid basert på prinsipper og verdier. Vi prøver å være fleksible i våre handlinger og tilpasse oss dine behov. Reglene for samarbeidet omtales i vår regnskapsavtale. Her finner du et supplement til reglene som vi oppdaterer ved behov.
Avtale
Her kan du lese regelsammendraget sammen med korte forklaringer. Du kan laste ned hele prøvekontrakten her: Kontrakt for levering av regnskapstjenester.
- Fullmakt til innhenting av data
Ved avtalesignering, gir du oss fullmakt til å handle i ditt navn, for eksempel ved å hente opplysninger fra Altinn, sende rapportene, samarbeide med revisoren osv. - Frister for sending av dokumentasjon
Du bør sende regnskapsdokumenter som gjelder den forrige måneden innen den 10. hver måned og lønnsutbetalinger til dine ansatte til den 5. - Prisliste på tjenestene
Prisen er oppgitt på vår nettside under «prisliste». Vi informerer alltid om oppdateringer på forhånd.
- Oppsigelsen av samarbeidet
Vi gir deg 3 måneders oppsigelsesfrist. Avhengig av situasjonen, kan vi forkorte denne perioden hvis det blir enklere for begge partene. - Regnskapsoppgaver
Hva vi gjør for deg – Vi driver med helhetlig regnskapsføring – bokføring, skattemelding og ansatte. Du er ansvarlig for fakturering og betalinger. - Bekreftelsen på identiteten
I alle tilfellene må identiteten din bekreftes ved å sende dokumentet og underskriftene av to vitner. Dette er et lovpålagt krav.
Kontrakts bestemmelser ble gjort basert på en standardkontrakt foreslått av Regnskap Norge – en forening av regnskapsførere. Kontrakten er lang fordi de aktuelle handlingene krever inkludering av mange punkter som gjelder for eksempel beskyttelse av personopplysninger. Vi prøver å overholde alle regnskapsregler.
Dokumenter
Du bør sende inn alle regnskapsdokumenter som er utstedt eller mottatt i den forrige måneden innen den 10. hver måned. Du bør sende dokumenter som skanninger i form av en PDF- eller JPG-fil til den spesielle adressen som er oppgitt i kontrakten. Vi godtar ikke papirdokumenter.
- Fakturer mottok via mailen
Klikk «send videre» i ditt epostprogram og send fakturaen til din individuelle e-post. Husk å ikke sende oss elektroniske dokumenter fra entreprenører som sender dem i form av EHF og utgående fakturaer utstedt i e-faktury.no. Vi har disse og skal bokføre dem. - En fil = et dokument
Husk også om denne regelen : en fil tilsvarer et dokument. Hvis ditt dokument er flersidig, skann dem til en PDF fil. Hvis din skanner ikke har denne funksjonen, bruk hvilket som helst verktøy som binder sammen PDF filer for eksempel PDF Merge pdfmerge.com - Hva bør du sende til oss?
Du bør sende til oss :faktura og kreditnota (bortsett fra de som du får i EHF) og alle kvitteringene som utgjør kostnad for deg, utskrifter fra din kasse (Z2), kontoutskrifter, viktigere avtaler og korrespondanse med statlige/offentlige kontorer/byråer. - Bankutskrifter
Til den 5. hver måned send oss kontoutskrifter fra din bank. Du bør sende de til en individuell e-post adresse som PDF fil , samt i et av disse formatene: txt, xls, csv. Husk å gi tittelen «Kontoutskrift» på denne mailen – da blir det enklere for oss å identifisere en sånn epost. Sending av kontoutskrift i begge to formatene er obligatorisk. Hvis du ikke klarer å finne utskriften i formatet txt, xls, csv – be din bank om hjelpen. - Grunnlag for uttak/justering
Driver du byggefirma eller overdrar gjenstander til private formål – bør du gi oss dokumentasjon på slik avhending (uttak). Også ved endring i bruken av eiendommen eller proporsjoner bør du fremlegge dokumentasjon på gjeldende bruk for avgiftspliktige og unntatte formål (justering). Entreprenørselskaper som driver egne prosjekter med intensjon om senere salg uten MVA – må levere uttaksdokumentasjon med passende påslag gjennom intern fakturering eller hensiktsmessig dokumentasjon for annenhver måned av MVA rapporteringsperioder.
- Faktura som ble utstedte i utlandet
Hvis du har en faktura fra utenfor Norge for tjenester som ikke krever toll, kan du sende den i skjemaet du mottok den. Slike fakturaer inkluderer fakturaer for forskjellige typer tjenester, for eksempel IT tjenester. Hvis du kjøper varer i utlandet hver gang, bør du først tolle det. Du kan tolle på hvilket som helst tollkontor i Norge, for eksempel hos oss: etoll.no. Fortolling er basert på faktura fra utlandet og kan gjøres til og med elektronisk. Etter fortolling, send oss en utenlandsk faktura og tolldokumenter som en PDF-fil. Du vil også motta en egen faktura fra tollkontoret – det er det som utgjør din kostnad og du bør sende denne faktura som en separat fil. - Kjøp av bil og bruk av privatbil
Hvis du kjøper en firmabil, vil vi legge den inn som din varige driftsmiddel, og vi vil innhente alle dataene basert på registreringsnummeret. Registreringsnummeret bør inkluderes i kjøpekontrakten, hvis ikke – send det til oss separat.
Hvis enten du eller dine ansatte bruker en privatbil på jobben, følg instruksjonene. Send oss en egen e-post uten vedlegg med tittelen: Ny bil og skriv der i det minste registreringsnummer og informasjon om at det er din (eller ansattes) privatbil. Etter at du har sendt e-posten din, bør du føre en kjørebok og sende oss et sammendrag av hver måned. Du finner modellboken for kjøretøyet her, mens et eksempel på utfylling av kjøretøyboken finner du her.
Regelmessig innsending av dokumentene er særlig viktig hvis vi vil føre et pålitelig regnskap. Derfor ber vi om å sende dokumentene tidsnok. Mailen til dokumentene er åpen 24 timer i døgnet – det er nok med et bilde og sendingen av mail.
Ansatte
For å ansette noen, må du fylle alle lovpålagte forpliktelser, som er kort beskrevet nedenfor. Ved å samarbeide med oss regner vi at du overholder alle arbeidslover. Sørg for å sende oss all viktig informasjon relatert til ansettelse – inngåelse av kontrakt, endringer, høytider, ferier, oppsigelser.
- Før ansettelse
Sørg for å sjekke regelverket for ansettelse av ansatte i din bransje. Det kan hende at du må skaffe deg et HMS-kort (f.eks. bygging og rengjøring), passende utdanning (f.eks.direktør i et forsikringsselskap) og andre retningslinjer. Sørg også for å sette opp en skattetrekkskonto i banken din (banken skal vite hva det handler om). - Lønn
Pass på å fullføre kravet for den minstelønn som er lovpålagt. Du kan finne opplysninger her: https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/lonn/minstelonn/ Informasjon om timelønn må stå i arbeidsavtalen. Husk om lønnstillegg for overtid – minimum 40 % og feriepenger. - Avtalen
Avtalen bør inngås skriftlig med hver ansatt. Vi anbefaler å bruke skjemaene som du kan finne her: https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/arbeidsavtale/maler-for-arbeidsavtaler/
Avtalen må sendes til oss. - HMS opplæring
Hver av dine ansatte skal gjennomgå minst minimal opplæring innenfor helse, miljø og sikkerhet. Du bør også føre lovpålagt dokumentasjon fra dette området. Vi anbefaler å lese HMS-linkene:
https://www.arbeidstilsynet.no/hms/ og guiden: https://www.arbeidstilsynet.no/hms/arbeidsmiljoguiden/
- Arbeidstimer og oppgaver
Husk at du har plikt til å registrere arbeidstid i de fleste bransjene og for eksempel prosjekter der din ansatte deltar eller hun/han utfører noen tjenester. Bruk passende system- eller dokumenterer det elektronisk, for eksempel i Excel. Vi anbefaler å sende PDF-dokumentasjonen til oss for arkivering. - Lønn
Du bør utbetale lønn som er baserte KUN på de opplysningene som du har fått fra oss. Til den 5. hver måned bør du oppgi oss følgende informasjoner til hvert ansatt: bruttolønn, antall av utførte timer, eventuelle tillegg inkludert overtid, privatbruk av bedriftsbil, diett, feriepenger. Vi skal informere deg hvor mye penger netto må du utbetale til hvert ansatts konto og hvor mye må du sende til skattetrekkskonto. - Ferie og feriepenger
Husk at din ansatt har rett til ferien ifølge arbeidsavtalen som dere har inngått. Det må også utbetales feriepenger ifølge avgjørelser. Ansatte har rett til å bruke hele ferietiden og få feriepenger fram til 30 september. - Endringer og oppsigelser
Det er nødvendig å informere om alle endringene som foregår i kontrakten, og det må gjøres umiddelbart. Det kan være for eksempel: endringer i timelønn, arbeidstid, stilling osv. Alle endringene må bli registrerte. Ved oppsigelse, husk om oppsigelsestid og gjeldende regler:
https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/oppsigelse/
Husk at et godt samarbeid med dine ansatte som følger lov og reglene, er en av de grunnleggende faktorene for en god bedriftsføring. Hvis man ikke oppfyller reglene som er i arbeidsmiljøloven, kan det føre til konflikter og rettsaker.
Viktige regler
Nedenfor presenter vi en oversikt over regler som vi ikke klarte å inkludere i andre plasser, men som er svært viktige når det kommer til samarbeidet med din regnskapsfører. De er også gjeldene/ obligatoriske.
- Svar på mailene
Innenfor vårt samarbeid stiller vi forskjellige spørsmål angående dine dokumenter. Dessverre skjer det ofte sånn at vi ikke vet om forskjellige utgifter eller pengeoverføringer er private. De som vi er sikre på, bokfører vi med en gang. Hvis vi ikke er sike på noe, spør vi først. Mangel på svaret kan føre til bokføring av dokumentet som privat utgift og det er ugunstig til deg. - Snakk med oss om store utgifter
Det er viktig at du vet om gjeldende utgifter kan bli kvalifiserte som kostnader. Det kan vise seg at din utgift er bare en privat utgift ifølge reglene, og da kan vi ikke kvalifisere den som en kostnad. En stor gave til arbeidstaker kan være et godt eksempel på dette.
- Send oss dokumenter regelmessig
Forsinket innsending av dokumentene kan videre føre til forsinkelse i sendingen av rapportene og det kan utsette deg for straffene fra Skatteetaten. - Sjekk dokumentasjonen som du får fra oss
Ofte må vi lure på om betalingen inneholdt også renter til kunden eller om du betalte for dine private utgifter fra bedriftskonto. Derfor ber vi deg om å gå gjennom dokumentasjonen og hvis du merker noe som ikke stemmer – gi oss en beskjed.
For å oppsummere – la oss prøve å samarbeide. Vi er fleksible, men vi holder oss til reglene.